Bármely vállalkozás munkája lehetetlen alkalmazottak nélkül. Általános szabály, hogy a munkaerő-mozgás könyvelésének egyszerűsítése érdekében egyes munkaadók úgynevezett személyes fájlokat használnak üzleti tevékenységük során. Általánosságban a "személyes fájl" fogalma egyfajta archívumot jelent, amely a dolgozó munkavállalókra vonatkozó összes személyes adatot tartalmazza. Ilyen számviteli rendszer használata nem szükséges jogi személyek számára, de az állami intézmények esetében a személyes akták kötelező elemek.
Utasítás
1. lépés
Rendszerint, amikor egy állásra pályázik, a munkavállaló pályázatot ír be. Ön, vállalva, hogy elfogadja őt a pozícióra, megrendelést (megrendelést) készít az elfogadásra. Ezután készítsen másolatokat az összes dokumentumról, például útlevélből, házassági anyakönyvi kivonatból stb.
2. lépés
Ezen a ponton állítson össze egy személyes fájlt. Felhívjuk figyelmét, hogy minden alkalmazott számára külön mappákat kell létrehozni. Készítsen másolatokat az összes megrendelésről, például egy munkarendelésről. Szüksége lesz a munkafüzet, az oktatási dokumentum másolatára is, vagyis a munkavállaló rendelkezésére álló dokumentumok összes másolatára.
3. lépés
Miután elkészítette az összes másolatot, nyújtsa be azokat. Felhívjuk figyelmét, hogy ez az eset növekszik a munka során. Vagyis, ha az alkalmazott ellen megrendeléseket adnak ki, például előléptetési megrendelést, felelős személy kinevezésére vonatkozó utasítást, szabadság kiadásának elrendelését stb., Akkor ezekről másolatokat kell készítenie és be kell nyújtania a személyes aktáját időrendben … Ez vonatkozik a munkavállalóval kapcsolatos összes HR dokumentumra.
4. lépés
Készítsen belső nyilvántartást, hogy könnyebben megismerhesse az eset tartalmát. Időrendi sorrendben is kitölti. A leltárban szereplő összes dokumentumnak tartalmaznia kell egy sorszámot, az összeállítás dátumát, a címet, az ívek számát és esetleg valamilyen feljegyzést.
5. lépés
Az alkalmazottak személyes aktáit a vezető utasítására kinevezett felelős személynek kell megőriznie. A javításokat csak ennek a felelős személynek a keze teszi lehetővé, és az információkat csak ennek a személynek a jelenlétében lehet megtekinteni.
6. lépés
Az alkalmazott elbocsátásakor zárja be a személyes aktáját, vagyis foglalja össze, számozza meg a lapokat, írja meg az oldalak teljes számát, varrjon meg mindent és küldje be a szervezet archívumába, miközben teljesíti a kézbesítési listát.
