Az alkalmazott személyes aktája olyan információ, amely tükrözi a munkavállaló és a szervezet közötti kapcsolat minden szakaszát. A személyzeti testület vagy egy erre felhatalmazott tisztviselő alakítja (tartja fenn és formalizálja). Személyes aktát kell készíteni a nyilvántartás hatályos szabályainak megfelelően.
Szükséges
- Mappa "Személyes fájl";
- Munkavállalói dokumentumok (vagy azok másolatai);
- Toll;
- Lyukasztó.
Utasítás
1. lépés
A személyi irat a munkavállaló pozícióra történő kinevezéséről szóló végzés közzététele után indul.
2. lépés
A személyes dosszié a következőket tartalmazza: belső iratjegyzék; kérdőív és személyes lap a személyzeti nyilvántartásokról; összefoglaló;
oktatási dokumentumok (és valamennyi képesítési bizonyítvány) másolata; személyi igazolványok; igazolások és egyéb dokumentumok, amelyek megerősítik a munkavállaló személyes adatainak változását (házassági anyakönyvi kivonat, TIN, biztosítási igazolás, gyermekek születési anyakönyvi kivonatai); felelősségi megállapodás; a kinevezésre, áthelyezésre, ösztönzőkre, üzleti útra, vakációra stb. vonatkozó összes másolat; munkaszerződés (szerződés); az újraminősítés adatai; jellemzők.
Ezeket a dokumentumokat (vagy azok másolatait) egy mappában kell benyújtani.
3. lépés
A belső leltárban fel kell sorolni az összes olyan dokumentumot, amelyet személyes iratba iktatnak. A dokumentumokat időrendben iktatják, amint elérhetővé válnak. A belső jegyzék "Megjegyzés" oszlopában meg kell jelölni, hogy a dokumentumokat visszavonják, vagy az eredetiket másolatokra cserélik. A belső leltárt az azt összeállító alkalmazott írja alá, feltüntetve a vezetéknevet, a nevet, a védőszavát és az összeállítás dátumát.
4. lépés
A személyes fájlba beírt bejegyzéseket töltőtollal vagy golyóstollal írják fekete, kék vagy lila színnel, a javítás nem megengedett.
5. lépés
A munkavállaló személyi aktájának és a belső leltárának táblázatait külön számozzuk.
6. lépés
A személyes irat bezárásakor nyilatkozatot kell benyújtania és el kell utasítania az alkalmazottat.
7. lépés
A személyes iratokat egy szervezet vagy vállalkozás széfjében őrzik. Személyes használatra csak bizonyos alkalmazotti kategóriák számára állítják ki, akik hozzáférnek a személyi információkhoz.
8. lépés
Az elbocsátott alkalmazottak személyes aktáit 75 évre archiváló tárolóba helyezik. A vállalatvezetők személyes aktáit állandóan őrzik.
