A megrendelés kivonata a megrendelés szövegének bizonyos töredéke, amelyet egy alkalmazott vagy egy felsőbb szervezet kérésére készítettek el. Akkor készül, ha a dokumentum nagyon terjedelmes, és a kivonathoz szükséges információk csak kis részét, vagy titoktartási okokból veszik el.
Utasítás
1. lépés
Szükséges a megrendelőlap részleteinek teljes reprodukálása (a szervezet neve, az eredeti megrendelés száma és dátuma, a szöveg címe, a megjelenés helye, a megrendelés szövegének szükséges töredéke). A "Megrendelés" dokumentum típusa "Kivonat a megrendelésből" változik. A megrendelés dátuma és a nyilatkozatban szereplő regisztrációs szám nem változik.
2. lépés
Ha a megrendelés tartalmaz egy nyilatkozatot, akkor azt teljes egészében reprodukálja. Ha nem, akkor azok a "megrendelem" szóra korlátozódnak.
3. lépés
A végzés adminisztratív részéből csak annak a része (albekezdések, záradékok) kerül átadásra, amely közvetlenül kapcsolódik egy meghatározott végrehajtóhoz, vagyis ennek érdekében készül a kivonat.
4. lépés
A kivonat információkat tartalmaz arról, aki aláírta az eredeti dokumentumot, nevezetesen az általa betöltött tisztséget, kezdőbetűket és vezetéknevet. A megrendelés kivonatában ennek a személynek nincs személyes aláírása.
5. lépés
A nyilatkozat kötelező előírása egy igazoló felirat, amely az "Igaz" (idézőjelek nélkül) szóból, személyes aláírásból, az aláírás visszafejtéséből (vezetéknév és kezdőbetűk), a nyilatkozatot hitelesítő személy beosztásából és a tanúsítás dátuma. Ha a megrendelés kivonatát a szervezeten kívül adják ki, akkor ezt az adott szervezet pecsétje igazolja. Belső kivonatokhoz a vállalkozás személyzeti osztályának bélyegzőjét (pecsétjét) használják. Általában a kivonatot a titkár-asszisztens hitelesíti, és átvétel ellenében az illetékes végrehajtónak adja ki. Üres A4-es vagy A5-ös papírlapra kell kinyomtatni, az állandó kellékek szögletes elrendezésének lehetősége mellett, zászlós módon.
6. lépés
A megrendelés kivonatának kiadása a személyzet számára hasonló minta szerint történik. A különbség a megállapító rész hiányában rejlik. Ezért az érdeklődő elem ki van írva az adminisztratív részből ("Elfogadás …", "Fordítás …"). A regisztráció további része egybeesik a fő tevékenység megrendelésének kivonatával.
