A kivonat a fő dokumentumban megadott pontos információkat tartalmazza. A gyakorlatban abban az esetben készül, ha a másolás lehetetlen, például bizalmas dokumentumok esetén. Nyilatkozat összeállításakor be kell tartania a speciális követelményeket.
Utasítás
1. lépés
A dokumentum kivonatának nincs egységes formanyomtatványa, ezért annak elkészítésekor mindenképpen tartsa be a szervezet előírásait és belső dokumentumait. A fő dokumentumban válassza ki azokat a szövegrészleteket, amelyeket meg szeretne jeleníteni az utasításban. Ha teljes egészében át akarja gépelni, akkor nem kell semmit kiválasztania. Írja be a szervezet nevét egy teljes papírlap tetejére, a dokumentum közepén. Az alábbiakban tüntesse fel a dokumentum nevét, például: "Kivonat a 2012. 02. 01-i keltezésű 12. számú megrendelésből".
2. lépés
Írja át a másolt dokumentum pontos megfogalmazását. Például, ha ez egy sorrend, akkor át kell írnia a töredék utasítását, nem megfeledkezve az "én megrendelem" szóról. Ha kivonatot készít a protokollból, írja be a „Döntött” vagy a „Döntött” szót. Ha csak néhány bekezdést másol, ne felejtse el megtartani a számozásukat (akkor is, ha folyamatos számok jelennek meg). Ne feledje, hogy teljesen meg kell reprodukálnia az eredeti szöveget szavak, kifejezések hozzáadása vagy a befejezés megváltoztatása nélkül, vagyis idéznie kell a dokumentumot.
3. lépés
A fő szöveget követnie kell annak a személynek az aláírásával, aki korábban aláírta a fő dokumentumot. Ha kivonatot készít a protokollból, akkor azt minden olyan alkalmazottnak alá kell írnia, akinek aláírása szerepel az eredeti dokumentumon. Alul igazolja aláírásával az összes információt, adja meg vezetéknevét, kezdőbetűit és beosztását. Ne felejtse el elhelyezni a szervezet pecsétjét. Ha a dokumentum belső használatra van szükség, akkor elegendő bélyegzőt helyezni a dokumentumok nyilvántartásba vételéhez.
4. lépés
Feltétlenül igazolja a dokumentumot a titkárnál vagy más meghatalmazottnál, neki a "Helyes" feliratot kell írnia, fel kell tüntetnie a kezdőbetűit és alá kell írnia. E megfogalmazás nélkül a dokumentum érvénytelen lesz.
