A személyes irat olyan dokumentumok gyűjteménye, amelyek információkat tartalmaznak egy alkalmazottról a felvételi végzés aláírásának pillanatától az elbocsátási végzés kiadásának napjáig. Hazánkban csak a köztisztviselők számára kötelező a személyes iratok vezetése. A legtöbb vállalkozás és szervezet azonban inkább az alkalmazottak adatait szervezi és rögzíti.
Utasítás
1. lépés
A személyes irat főszabály szerint a következő információkat tartalmazza a munkavállalóról: személyes nyilvántartási lap, oktatási dokumentumok másolatai, a munkaviszony és a munkaviszony iránti kérelem másolata, munkaszerződés, annak módosításai és kiegészítései, a tanúsításról szóló dokumentumok és továbbképzés, valamint a személyzeti szolgálathoz szükséges egyéb dokumentumok (házassági anyakönyvi kivonat, születési anyakönyvi kivonat, útlevél, katonai igazolvány stb. másolata).
2. lépés
Az egyes alkalmazottak személyes aktáját külön mappába állítják össze, karton borítóval - kötőanyaggal. Tartalmazza a szükséges adatokat: vezetéknév, név, a munkavállaló védőszava, az ügy megindításának dátuma. A munkavállaló elbocsátása után a személyes irat lezárul. A dokumentumokat kudarc nélkül be kell nyújtani az archívumba.
3. lépés
A zárt személyi akták meg vannak számozva, az ügyiratok belső jegyzékét készítik. A mappában lévő dokumentumokat időrendi sorrendben gyűjtjük - a munkavállaló érkezésétől az elbocsátásig. A belső leltár ugyanebben a sorrendben készül. A leltár lapjainak számozása elkülönül a személyes irat dokumentumainak számozásától.
4. lépés
Az alkalmazottak személyes aktáit csak a vezető vagy más személyek adják ki a vezető parancsára, valamint maga az alkalmazott. A személyes fájlban tárolt információk bizalmasak, ami azt jelenti, hogy nem adhatók ki idegenek számára. Tilos a személyes dosszié korábbi dokumentumait megváltoztatni, valamint kibontani.
5. lépés
A HR osztály csak a jelenlegi alkalmazottak nyilvántartását vezeti. Az elbocsátott alkalmazottak dokumentumai átkerülnek az archívumba. 75 évig tárolják őket, és a vezetők, vezetők, valamint a kitüntetéssel és végzettséggel rendelkező személyek személyes aktái határozatlanok.
