Számos vállalkozás tevékenysége árubeszerzésre, nyersanyagok és alkatrészek beszerzésére vonatkozó szerződések megkötésével jár. Minden vállalat szerződést köt az alkalmazottakkal. A dokumentáció könnyebb felhasználása érdekében széles körben elterjedt a könyvelési naplók sokféleségének fenntartása. Egy ilyen folyóiratban kényelmes rögzíteni például az egyes dokumentumok mozgásának időrendjét és a szerződések részleteit.
Szükséges
- - a szerződések könyveléséről szóló napló;
- - szerződések.
Utasítás
1. lépés
Készítsen űrlapot a szerződések nyilvántartására. Ennek tükröznie kell a vállalkozás sajátosságait, és könnyen használhatónak kell lennie. Egy nagyvállalkozásnál külön megrendeléssel jóváhagyhatja a napló ilyen formáját, kiegészítve ajánlásokkal a dokumentáció kitöltéséhez.
2. lépés
Tervezze meg a magazin címlapját. Ide írja be a dokumentum nevét. Tükrözze a vállalat nevét és az összes szükséges adatot. Adja meg a naplózás kezdő dátumát. Nagyvállalatnál célszerű minden egyes szerkezeti egységre külön szerződésnaplót vezetni. Számozza meg a magazin oldalait, tűezze össze, ha szükséges, és tegye a szervezet pecsétjét.
3. lépés
Ossza fel a folyóirat munkalapjait több oszlopra, amelyek számát az Ön igényei és a szerződések sajátosságai határozzák meg. Adjon meg oszlopokat a dokumentum sorszámához, a szerződés dátumához és lejártához. Külön oszlop tartalmazza a szerződés tárgyának rövid feltüntetését. Felveszi a naplóba a szerződéses kötelezettségek teljesítéséért felelős személyeket is.
4. lépés
Ha úgy gondolja, hogy a napló elektronikus formája kényelmesebb lesz, dolgozzon ki saját szoftverterméket a szerződések rögzítésére, vagy rendelje meg ezt a munkát egy speciális szervezetnél. Bizonyos esetekben erre a célra használhatja a Microsoft Excel táblázatkezelő programot.
5. lépés
Jelöljön ki egy tisztviselőt, aki felelős lesz a napló vezetéséért. Ez a személy általában a vállalkozás személyzeti osztályának alkalmazottja vagy a jogi osztály alkalmazottja.
6. lépés
Tegye szabálygá a szerződések rendszeres nyilvántartását, a benne lévő dokumentáció folyamatos és nem esetről esetre történő tükrözésével. Ez lehetővé teszi, hogy a vállalat vezetése teljes képet kapjon a vállalatban zajló folyamatokról, és lehetőséget ad a dokumentumok sűrű áramlásában történő gyors eligazodásra.
