A különféle dokumentumok könyveléséhez, forgalmazásához és tárolásához a személyzeti szolgálatok a megrendelések, üdülések, nyilatkozatok és referenciák könyvét használják. A nyilvántartási naplók belső használatra szolgáló dokumentumok, amelyeket a szervezet személyzeti osztályán tárolnak, és egy külön kijelölt személy felelős ezeknek a dokumentumoknak a karbantartásáért és tárolásáért.
Utasítás
1. lépés
Használjon egy minisztérium által jóváhagyott rendelési napló űrlapot, vagy saját maga tervezze meg. Készítse el a fedelet nehéz anyagból. A lap közepére írja be a szervezet nevét és a könyv címét. Az alábbiakban adja meg a naplózás kezdő és befejező dátumát. A hátlapon tükrözze a dokumentum tárolásáért és kitöltéséért felelős személyre vonatkozó információkat: jelölje meg a munkavállaló beosztását, vezetéknevét és kezdőbetűit.
2. lépés
Győződjön meg arról, hogy az oldalakat nem lehet meghamisítani vagy eltávolítani a magazinból. Számozza meg és fűzze be a könyv lapjait. Az utolsó oldalra tegyen viasz- vagy masztixpecsétet, készítsen kész sablont a tanúsításhoz a személyzeti osztály vezetőjének vagy a szervezet vezetőjének. Jegyezze fel: _ lapokat sorszámoznak, fűzik, lezárnak ebben a naplóban. Igazgató: _ (aláírás, az aláírás visszafejtése). Dátum: _ (nap, hónap, év).
3. lépés
Válasszon kényelmes oldal tájolást (fekvő, álló) a bejegyzések naplózásához. Ha szükséges, rendezzen egy táblázatot, amely a következő oszlopokat tartalmazza:
- a nyilvántartás sorszáma;
- a belépés dátuma;
- a megrendelés sorszáma;
- a megrendelést aláíró személy beosztása, vezetékneve és kezdőbetűi;
- a megrendelés összefoglalása.
Ha nem érzi jól a táblázatos nézetet, akkor a nyilvántartásokat szabad formában vezesse. A legfontosabb dolog a számok kiosztásának sorrendjének betartása a megrendelések jóváhagyásának dátumai szerint, és a fenti információk tükrözése a könyvelési könyvben.
4. lépés
Rögzítse a rendelési napló bejegyzéseit kék, fekete vagy lila tintával. Ne engedje meg a korábban készített jelek törlését, törlését és törlését. Ha változtatásokat kell végrehajtania, akkor a javított szöveget egy sorral húzza ki, hogy továbbra is olvashassa. Ugyanabban az oszlopban vagy sorban végezzen új helyes bejegyzést. Kérjük, írja alá és jelezze a változás dátumát. Ha a hibát nem lehet kijavítani (például ha nincs szabad hely), hozzon létre egy új rekordot az alábbiakban, és az elavult információk mellett jelölje be a „rekord érvénytelen” négyzetet.
5. lépés
Amikor abbahagyja a napló naplózását, jegyezze fel a napló lejárati dátumát a napló elülső borítójára.
