A gazdasági tevékenység során a vállalatvezetők sokféle szerződést kötnek a beszállítókkal és a vevőkkel. Ezen szervezetek időtartamának nyomon követése érdekében egyes szervezetek az úgynevezett szerződésnyilvántartásokat használják. Általában a "nyilvántartás" fogalma a bejövő és kimenő dokumentumok nyilvántartásának bizonyos naplóját jelenti. Hogyan lehet létrehozni egy ilyen adatbázist?
Utasítás
1. lépés
Először el kell döntenie, hogy milyen információkat szeretne látni a rendszerleíró adatbázisban, vagyis ki kell emelnie a legfontosabb kritériumokat magának. Ezt követően készítsen egy táblázatot egy naplóban, amely mind Excelben, mind pedig egy szokásos noteszgép (lehetőleg A4 formátum) használatával elkészíthető.
2. lépés
Ha a második módszer mellett állt meg, akkor először készítse el a címlapot. Írja rá a szervezet adatait, vagyis INN, KPP, OKATO, jogi címet és a szervezet vezetőjét. A közepére írja be a következőt: „A szerződések nyilvántartása (adja meg az időszakot)”.
3. lépés
Ezután a következő lapon készítsen egy táblázatot, amely hat oszlopból áll. Az első oszlopban adja meg az ügyféllel kötött szerződés számát, a másodikban - a szabályozási jogi dokumentum dátumát, a harmadikban pedig annak lejártát.
4. lépés
Ezután adja meg a partner nevét, a vállalkozót és a szerződés tárgyát, például a számviteli programok kidolgozását. Opcionálisan megadhatja a szerződés összegét, hogy van-e további megállapodás és egyéb feltételek. Általános szabály, hogy a szerződéseket időrendben kötik meg. Az időszak lejárta után célszerű villantani, számozni és aláírni a dokumentumot a szervezet vezetőjével. Ezt követően adja át a nyilvántartást az archívumnak.
5. lépés
A nyilvántartások összeállításához használhat egy speciálisan kifejlesztett programot is, amelyet "Szerződések nyilvántartásának" neveznek. Ez lehetővé teszi a szerződések alapján történő kifizetések nyomon követését, ezen dokumentumok lejárati dátumát, valamint nyilvántartást vezethet a befizetett összegekről. A program automatikusan generál listákat, amelyeket az időszak lejárta után papírra nyomtathat.
6. lépés
Megállhat a harmadik módszerrel, vagyis az Excel program használatával. A táblázat oszlopai hozzávetőleges tartalommal bírhatnak, mint az első módszer használata esetén. Az időszak végén nyomtassa ki a nyilvántartást, és adja át aláírásra a főkönyvelőnek.
