Leltárellenőrzést hajtanak végre annak megállapítása érdekében, hogy a számviteli adatok hogyan felelnek meg a tényleges helyzetnek. Segít azonosítani a tárgyak nyilvántartásában vezetett hiányosságokat és pontatlanságokat. Számos szabályt és előírást kell betartani a leltározáshoz.
Készletszabályok
A leltárt kudarc nélkül kell elvégezni a következő esetekben:
- az éves jelentések közelgő elkészítése előtt;
- a pénzügyileg felelős személyek megváltoztatásakor;
- amikor a társaságot átszervezik;
- természeti katasztrófa, tűz stb. esetén;
- a vagyoni kár vagy lopás tényeinek feltárásakor.
A leltározás pénzügyileg felelős személyek kötelező jelenlétével történik. A leltár megkezdése előtt be kell nyújtaniuk a nyugtákat arról, hogy az összes bejövő tárgyi eszközt nyilvántartották, a költség- és nyugta-dokumentumokat elküldték a számviteli osztálynak, a nyugdíjazott tárgyi eszközöket leírták. A befektetett eszközök leltárának megkezdése előtt célszerű ellenőrizni a számviteli dokumentumokat. Ezek lehetnek leltárak, leltárkönyvek és egyéb nyilvántartások. A tárgyi eszközök iratait és a berendezések műszaki útlevelét is ellenőrizzük.
A leltár során feltárt számviteli dokumentumok vezetésével kapcsolatos hibák szerepelnek a leltárjegyzékben. A nyilvántartásba nem vett objektumokra vonatkozó információk ebben is tükröződnek. Az épületeknél feltüntetik rendeltetésüket, az emeletek számát, az építés évét, a fő anyagokat, amelyekből épülnek. A hidakon - méretek, elhelyezkedés, felhasznált anyagok. Az utakon - típusuk, hosszuk, az út szélessége és a burkolat anyaga. A tényleges műszaki állapot szerint meghatározzák a tárgyi eszközök értékcsökkenését, ezeket az adatokat a készletjegyzékbe is beírják. Ha egy tárgyi eszközt átalakítanak, helyreállítanak, és ennek kapcsán megváltoztatta elsődleges célját, akkor egy ilyen objektum új névvel kerül a leltárba.
Külön leltárt készítenek azokról a tárgyi eszközökről, amelyeket nem lehet felhasználni és helyreállítani. Egy ilyen leltár jelzi az objektum üzembe helyezésének idejét, valamint azokat az okokat, amelyek miatt használhatatlanná vált - teljes elhasználódás, sérülés stb. Újabb leltárt készítenek azokról az állóeszközökről, amelyeket a szervezet bérbe ad és őrizetben vannak. Ezután elvégzik a nem tárgyi eszközök tárgyi eszközök leltározását. Ezek lehetnek fogyóeszközök, eladó termékek stb.
Újra megadás és aluladás
A nyilvántartásokban nem tükröződő és az ellenőrzés során feltárt tárgyi eszközök az aktuális piaci értéken kerülnek a készletlistára. Hitellevél készül róluk, és figyelembe veszik az egyéb jövedelmeket.
Ha egyes anyagi értékek nem elegendőek, a hiba tényét feljegyzik. Kétféle módon tükrözhető:
- ha a bűnös személyét nem azonosítják - a nem működési költségekben;
- ha a bűnös személy azonosításra kerül, a nem működési kiadásokban is, de a visszafizetett hiány egyidejű tükröződésével.
