A személyes dosszié a munkavállaló számára kiadott dokumentumok teljes kötetét tartalmazza, amelyek tartalmazzák a munkavállalóval kapcsolatos szükséges személyes adatokat és a szolgálati idejét. A személyes dossziét minden alkalmazott külön-külön, külön mappában tárolja. Annak érdekében, hogy a munkavállaló személyes aktája lehetővé tegye a munkavállalóra vonatkozó információk kényelmes rendszerezését, annak kialakítására bizonyos szabályok vonatkoznak.
Utasítás
1. lépés
Ne feledje, hogy a személyes iratokat kötelezően csak a közszolgálati intézmények alkalmazottai számára vezetik, az összes többi munkáltató saját belátása szerint dönt arról, hogy személyes ügyeket intéz-e vagy sem. Ugyanakkor, ha a munkavállalók személyes aktáinak kezeléséről döntés született, a dokumentációt az irodai munka szabályainak megfelelően kell elkészíteni.
2. lépés
A munkavállaló személyes aktája meglehetősen nagy mennyiségű dokumentációt tartalmaz, ideértve a munkavállaló profilját, életrajzát, ajánlásait és jellemzőit, az oktatásra vonatkozó dokumentumokat stb.
3. lépés
Készítsen belső nyilvántartást a dokumentumokról - ez az első dokumentum, amelyet az ügybe fektetnek. Mivel a személyi aktát időrendben alakítják ki, a leltár ugyanúgy összeáll. Így a felvételkor kezdetben a munkavállalótól felvett és kapott dokumentumok teljes listáját felveszik a leltárba. A jövőben, új dokumentumok kézhezvétele után, iktassa be a dokumentumokat az ügybe, és időrendben vezesse be a leltárba.
4. lépés
Az alkalmazottak személyes aktájának karbantartásakor minden iktatott dokumentumhoz rendeljen sorszámot. Az oldalakat külön számozással jelölje meg. Ezenkívül a dokumentum kategóriájától függően rendeljen hozzá egy speciális indexet.
5. lépés
Amikor adatokat vesz be a személyes iratok belső nyilvántartásába, adja meg az egyes dokumentumok sorszámát és indexét, a dokumentum teljes nevét és a lapok számát abban az esetben, ha ez a dokumentum elfoglalja. Számozza meg azokat a lapokat, amelyeken a leltározás zajlik, külön az eset általános tömbjétől. Erősítse meg a belső leltárt saját aláírásával és annak helyzetét jelző átiratával. A belső leltár helyes kitöltése lehetővé teszi az alkalmazottak személyes fájljainak rendszerezését, és az alkalmazottal kapcsolatos információkhoz való hozzáférést kényelmessé és hatékonyabbá tételét.
