A sok kommunikációs csatorna ellenére az e-mail továbbra is a legmegbízhatóbb az üzleti kapcsolatok számára. Nyilvánvaló hátránya a verbális érintkezés előtt, hogy a címzett egyszerűen figyelmen kívül hagyhatja a levelet. Annak érdekében, hogy ne írjon bele a semmibe, fontos ismernie az üzleti e-mail levelezés szabályait.
A téma a fej
Az elektronikus üzleti levelezés hatékonysága nagyban függ a megfelelő témától. Végiggörgetve az elküldött üzenetek listáját, a címzett valószínűleg a munkanap végén egy tárgy nélküli levelet hagy, előnyben részesítve a fontosabb címeket.
Az "Alekszandrtól", "a Vitalijhoz" és más absztrakt fejlécek formátumú tárgy csak akkor megfelelő, ha a címzett levélre vár, és egy közelmúltbeli beszélgetés során értesült a fontos információk küszöbön álló küldéséről. Minden más esetben az ilyen témák sajnálatosak. Nem tükrözik a fellebbezés okát, a levél lényegét és fontosságát.
A 2-4 szóból álló, jól definiált mondat jó témának számít. Például: "Jelentéstervezet jóváhagyásra", "Kereskedelmi ajánlat az LLC" Business-Trade "-től," A pala szállításáról "," Pala. Javaslat megfontolásra ".
A fellebbezés céljától függetlenül a levél írójának ügyelnie kell a figyelem felkeltésére. Tehát megjegyzi: "Sürgős!", "Igazgató személyesen", "Fontos!" csak abban az esetben kell a tárgysorban feltüntetni, amikor az üzenet valóban rendkívüli jelentőségű, és nemcsak a feladó, hanem a címzett számára is. Ha ugyanazon kapcsolattartó minden leveléhez igazolatlan figyelem jelei társulnak, a címzett abbahagyja a válaszolást, és szélsõséges esetekben a feketelistára küldi, vagy átirányítja a beosztottaknak.
Fellebbezés
Az e-mailnek üzenettel kell kezdődnie. Feltétlenül használja a címzett teljes nevét, és hibamentesen írja be. Figyelmes címzett, aki nevében helyesírási hibát észlelt, minden bizonnyal elveszíti a fellebbezés írója iránti bizalmát és a párbeszéd folytatásának az érdeklődését.
Annak elkerülése érdekében, hogy ez megtörténjen, még tömeges levelezés esetén sem szabad elhanyagolni a kísérőlevél szövegének korrektúráját, mielőtt elküldené. A hibák gyakran elrejthetik az esetvégeket, amikor címeznek, összetett vezetékneveket írnak. A címzett státuszától függetlenül helyesebb a név és a patronimák alkalmazása, ha nem ismertek, akkor megengedett a hagyományosan semleges konstrukciók használata: "Jó napot", "Hello". Ha a levél szerzője és címzettje különböző időzónákban él, a következő fellebbezés engedélyezett: "Jó napot", "Jó órát".
Becsülje meg saját és mások idejét
Az e-mailnek rövidnek, világosnak kell lennie, és nem tartalmazhat bosszantó vagy felesleges részleteket. Ez a minőség különösen fontos azokban az esetekben, amikor az elektronikus levelezés az üzleti együttműködés kezdeteként szolgál, és nem annak folytatásaként.
A fellebbezés első bekezdésében a szerzőnek be kell mutatkoznia, ha a levelezést korábban nem folytatták, vagy régen megszakították. Ennek optimális kialakítása a hagyományos kifejezés: „Aggódik Vaszilij Kuznyecov, az üzleti kereskedelem alkalmazottja. Szeretném folytatni beszélgetésünket a csatorna ellátására vonatkozó javaslat mérlegeléséről”.
Továbbá magát az ajánlatot a lehető legtömörebben kell bemutatni, és mint kibővített információforrást, a levélhez kereskedelmi ajánlatot kell csatolni.
A mondat összes gondolatát logikusan bekezdésekre kell bontani, listákat kell beírni, a merész kiemeléseket és aláhúzásokat megfelelően kell használni, ami javítja az olvasó információk felfogását és csökkenti a témába merülés idejét. Az e-mail általában ritkán tartalmaz 3-5 bekezdésnél többet.
Végső konstrukció
Indokolt az e-maileket üzleti búcsúval megszüntetni a következő formában: „Jókívánságokkal, …”, „Üdvözlettel, …” stb. De olyan búcsúzó szavakkal, mint a „Mindig a tiéd, …”, minél óvatosabbnak kell lenned, mivel az informális hangnem és a túlzott konvergencia kétértelmű lehet a befogadó számára.
Az aláíráshoz mellékelni kell az elérhetőségeket. Fontos feltüntetni a telefonszámokat, a faxot, a képviselt szervezet hivatalos honlapját, valamint a tartalék e-mail címet, mert a címzett maga a levélben látja a kapcsolattartási címet.
A dokumentum előkészítése során felmerülő gondolatokat nem szabad utóiratban formalizálni. Mint tudják, a megkésett írási ötletek ilyen kifejezése csak személyes levelezésben megfelelő. Az elektronikus gépelés pedig lehetővé teszi a fellebbezés szöveges tartalmának bármikor történő módosítását. Használjon levélben P. S. negatívan érzékelheti a címzett, aki nem ok nélkül gondolhatja úgy, hogy a címzett időt szakított arra, hogy harmonikusan vegyen fel kiegészítő információkat a levélbe, és úgy döntött, hogy egy gyors utóiratra szorítkozik.
