Levelet írnak az ügyfélnek, ha a szervezete nem képes teljesíteni vele szembeni kötelezettségeit, ha a pénzt nem utalta át a leszállított árukért, és ha tájékoztatni kell őt az új kínálatról.
Utasítás
1. lépés
Kezdje levelét azzal, hogy megkérdezi az ügyfél szervezetét képviselő valakit. A levél ezen részében olyan udvariassági megnyilvánulások megfelelőek, mint "Kedves Ivan Andreevics", "Remizov úr". Ha az ügyfélcégnek nincs konkrét személye, akivel kapcsolat létesült, lépjen kapcsolatba a "Tisztelt Uraim" -val.
2. lépés
Mutassa be magát a szervezete nevével. Használjon szokásos kifejezéseket, például: "A MontazhSpetsStroy LLC szeretné kifejezni tiszteletünket irántad, és jólétet kívánna a szervezetednek." Ez lehetővé teszi az ügyfelek tájékozódását, elolvassa a fő szöveget, nem fog fejtörést okozni arról, hogy ki a levél címzettje.
3. lépés
Fogalmazza meg a levél okát. Az írás formája és az üzenet tartalma ettől függ. A vevőknek írt levelek leggyakoribb oka a leszállított áruk vagy a nyújtott szolgáltatások nem fizetése. Ebben az esetben olvassa el a megállapodás vonatkozó záradékát, jelezze, hogy az ügyfél felelős a számla meghatározott határidőn belüli kifizetéséért. Ha nem ez az első levele ebben a témában, forduljon az ügyfél felelősségéhez az ellátási megállapodás X. pontjában előírt kötelezettségek elmulasztásáért. Felhívjuk figyelmét, hogy a számlák nem fizetése esetén bírósághoz kell fordulnia.
4. lépés
Bocsánatot kérni az ügyféltől, ha a levél megírásának oka az volt, hogy nem tudta neki átadni az árut a szerződésben meghatározott feltételek szerint. Ne próbálja megmagyarázni azokat az okokat, amelyek miatt hiányzik a szállítási idő, az ügyfelet ez nem érdekli, jobb, ha tájékoztatja őt arról, hogy szervezete meddig tudja teljesíteni a szerződés szerinti kötelezettségeit. A levél végén használja a "Köszönjük megértését", "Reméljük a további együttműködést" kifejezéseket.
5. lépés
Tájékoztassa az ügyfelet a cége által kínált új termékcsaládról, ha partnerének nincs tudomása a megváltozott választékról. Egy ilyen levélben kívánatos megjelölni, hogy az ügyfél milyen kedvezményeket kap, amikor törzsvásárlóként új szállítási szerződéseket készít.
6. lépés
Feliratkozás a levél végén. Hagyja meg elérhetőségi adatait, hogy az ügyfél tudja, hogyan lépjen kapcsolatba a szervezetével. Minden jót kívánok a szervezetnek és az azt képviselő személynek.
