Bármely szervezet konferenciája rendkívül fontos esemény. Gondos előkészítést és hibátlan megvalósítást igényel. Bármilyen árnyalat elronthatja vállalatának benyomását. Vannak olyan alapelvek, amelyeket figyelembe kell venni a sikeres konferencia megszervezése érdekében.
Szükséges
Papír, internet, pénz
Utasítás
1. lépés
Tegyen világos célt magának. Miért van szükséged erre a konferenciára? Végül mit akarsz szerezni? A konferencia célja lehet a vállalat megbízható üzleti kapcsolatok biztosítása, imázsának javítása, befektetők felkutatása stb. Ettől függően egy bizonyos irányt választanak, amelyet az esemény előkészítése és megtartása során be kell tartani. Ne feledje, hogy a célnak elérhetőnek, mérhetőnek és valós idejű jellemzőkkel kell rendelkeznie.
2. lépés
Adjon nevet az eseménynek. Ha nem ez az első alkalom, ne felejtse el feltüntetni a számozást. A névnek világosnak, fülbemászónak, érdekesnek kell lennie. Célközönségét érdekelnie kell a konferencián.
3. lépés
Határozzon meg egyértelmű célcsoportot. Még egy tökéletesen előkészített és szervezett konferencia sem érhet hatást, ha rossz embereket hív meg rá. Kérdezd meg magadtól, hogy kinek kell beszélnie, kinek a véleményét kell meghallgatni, hogyan lehet ez az esemény a vendégek számára érdekes Próbálja meg meghatározni, hol és hogyan lehet a legjobban kommunikálni potenciális célközönségével, ami befolyásolja a megfelelő embereket, hogy döntéseket hozzanak az Ön által szervezett eseményen való részvételről.
4. lépés
Döntse el a konferencia időpontját és helyét. A legtöbb konferenciára hétköznap kerül sor (kivéve pénteken), kivéve, ha hosszú eseményt terveznek. A hely nagymértékben meghatározza az egész eseményről alkotott véleményt. A vendégek hozzáállása a konferenciához akkor is kialakul, amikor éppen konferenciatermet vagy szállodát keresnek. Ezért a lehető legrészletesebben írja le az útvonalat, lehetőség szerint tegyen fel táblákat.
5. lépés
Konferenciát hirdet. Válassza ki a célközönség által leggyakrabban beszélt médiát. Helyezzen el bennük hirdetéseket vagy cikkeket a közelgő eseményről. Küldjön meghívót minden érdeklődő vendégnek. Akár hírlevélről, akár színes hírlevélről van szó, rajtad múlik. A meghívóban adja meg a konferencia helyét, idejét, nevét és irányát.
6. lépés
Gyűjtsön össze egy bizottságot, amely megvizsgálja az összes javaslatot, és kiválasztja a legérdekesebb és legrelevánsabb javaslatokat. Ezt követően meg lehet kezdeni az esemény programjának kialakítását.
7. lépés
Oszd meg a felelősségeket a csapaton belül. Valaki felelős a vendégekkel való kommunikációért, valaki minden kérdésben dönt a médiával, valaki vezeti az eseményt stb. Adjon további előadói anyagokat a konferencia minden résztvevőjének. Az esemény előtt feltétlenül ellenőrizze az összes felszerelést.
8. lépés
Ha úgy találja, hogy fogy az ideje, állítson be időkorlátot az egyes előadásokhoz és a kérdések számához. Kérd meg a hallgatóságot, hogy az esemény után tegyen fel további kérdéseket az előadóknak.
