A konferenciát szokás kiterjesztett értekezletnek hívni, amelyen több szervezet képviselői vesznek részt. A konferenciák lehetnek szervezeti, ágazati, regionális, interregionális, nemzetközi konferenciák. Különféle, de tematikusan kapcsolódó problémákat vitatnak meg. Bizonyos esetekben a konferencia döntése határozza meg a szervezet fejlesztési stratégiáját. Bármely képzett ember megtarthat ilyen rendezvényt, de bizonyos szempontokat figyelembe kell venni.
Szükséges
- - a résztvevők listája;
- - a beszédek összefoglalása;
- - vizuális anyagok;
- - technikai eszközök.
Utasítás
1. lépés
Készítsen listát a résztvevőkről. Az előadókat általában előre értesítik a közelgő konferenciáról, meg kell erősíteniük egyetértésüket és tájékoztatniuk kell a beszámolók témáját. Néha a feltételek megkövetelik a jelentések szövegének vagy legalábbis összefoglalásának megadását. Nézze meg az anyagokat.
2. lépés
Döntse el a szabályokat. Attól függ, mennyi ideig tart a konferencia, az előadók számától, valamint a munka formáitól. Csak plenáris üléseket terveznek, vagy a munka egy része szekciókban fog zajlani? A második lehetőségnél több időt lehet kijelölni a jelentésekhez.
3. lépés
Ügyeljen arra, hogy szánjon időt az együttes bemutatókra és a kérdések megválaszolására. Döntse el a kérdések formáját. A résztvevők szóban, közvetlenül az előadás után kérdezhetik őket. Ezután gondoskodnia kell további mikrofonokról. A kérdéseket írásban is benyújthatják, majd el kell gondolkodni azon a helyen, ahová a hallgatók felhelyezik a jegyzeteket. Néhány kérdést előre elkészíthet.
4. lépés
Készítsen napirendet. A beszédek sorrendje eltérő lehet, a témától függ, de mindenesetre jobb, ha általános kérdéseket tárgyalunk a konferencia elején, majd továbblépünk a részletekre. Minden másfél-kétórás munka után biztosítson egy rövid szünetet (célszerű kávészünetet szervezni), középen pedig egy hosszú szünetet, amelynek során a résztvevők pihenhetnek és ebédelhetnek. Ha a konferencia rövid (például újraválasztás), akkor nincs szükség hosszú szünetekre.
5. lépés
Ellenőrizze a műszaki eszközök állapotát. Ellenőrizze a számítógépet és a videolejátszót. Kérdezze meg az előadókat, hogy milyen felszerelésre van szükségük és milyen programoknak kellene ott lenniük. Kérje meg az előadókat, hogy a konferencia előtt adják meg a képeket. Nagyon jó, ha a számítógéppel dolgozó ember rendelkezik egy listával, hogy mikor melyik előadást tartsa. A konferencia előtt ellenőrizze, hogy az összes előadó megérkezett-e, van-e változás a témában.
6. lépés
Gondoljon a nyitóbeszédére. El kell mondania néhány üdvözlő szót a résztvevőknek, meg kell magyaráznia, hogy a konferencia milyen eseménynek szenteli az eljárást, a szabályokat. A jelentéstételi és választási konferencia megkezdése előtt át kell adni a szót a szavazatszámláló bizottság elnökének, akinek meg kell mondania, hogy hány küldöttet feltételeztek és hányan vannak jelen. Ha kevés hiányzó van, javasolja az esemény megkezdését. Néha helyénvaló ebben a pillanatban egy állami vagy nemzetközi szervezet himnuszát énekelni. Felajánlás elnök, titkár, szavazatszámláló és szerkesztőségi bizottság megválasztására. A listák sok esetben előre elkészíthetők. Az eseményt az elnök vezetheti, aki meghirdeti a napirend tervezetét (jobb, ha még a kezdés előtt beírja és kinyomtatja). Először a tervezetet fogadják el, majd változtatásokat és kiegészítéseket hajtanak végre rajta, majd ezt követően a napirend egészét elfogadják.
7. lépés
A konferencia során az előadónak, függetlenül attól, hogy ő az elnök, vagy sem, állandóan a teremben kell lennie. Ő dönti el a szervezeti kérdéseket, amikor azok felmerülnek. Ha mégis távoznia kell, bízza felelősségét hasonló gondolkodású emberekre.
8. lépés
A konferencia általában valamiféle döntés elfogadásával zárul. Az elnök felolvassa a tervezet szövegét, a hallgatóság változtatásokat, kiegészítéseket hajt végre, a szerkesztőségi bizottság ismerteti azokat, majd jóváhagyja a döntést.
