Előbb vagy utóbb minden alkalmazott szembesül a kérdéssel: hogyan készítsen megfelelően jelentést munkájáról. Bármely jelentés fontos eszköz a munkavállaló és a vezető számára, ennek a formalizált kommunikációs típusnak a segítségével a vezető megkapja a szükséges információkat, amelyekre szüksége van a munkavállaló tevékenységének elemzéséhez és értékeléséhez.
Utasítás
1. lépés
Először meg kell határozni, hogy milyen típusú jelentést kell készíteni: egyszeri vagy munka. Az egyszeri jelentéseket általában meghatározott tevékenységek eredményei alapján készítik, és a munkavállalók lehetővé teszik, hogy időszakosan elemezzék a munkavállaló által végzett munkát (mennyiség és eredmény).
Az időszakos jelentések lehetnek: napi (fontos rövid távú projektek nyomon követésére vagy az alkalmazott próbaidejében), heti (leggyakoribb), havi, negyedéves és kész (ez a típusú jelentés nagy mennyiségű analitikai információt tartalmaz és általában a felső vezetés számára biztosítják).
2. lépés
Tehát hogyan írsz helyesen egy munkaköri jelentést?
Először el kell döntenie a jelentés időzítéséről, és a munkarendjében meg kell terveznie az elkészítésének idejét. Ez lehet egy kis idő minden nap, vagy egy meghatározott idő, amelyet a teljes jelentés egyszerre állítanak össze, a legfontosabb az, hogy ne késleltessük a határidőt.
3. lépés
Először is döntsön munkád végső céljairól. A jelentés tartalmának informatívnak, egyértelműnek és lehetőleg tömörnek kell lennie. Ne feledkezzünk meg a "hét szabályáról", amely azt mondja, hogy tudatunk képes egyszerre 7 elemet hatékonyan asszimilálni (+/- 2). Ennek megfelelően kívánatos pontosan ezt a pontokat vagy szakaszokat kiemelni a jelentésben.
4. lépés
Fontos, hogy képes legyen összpontosítani tevékenységének eredményeire, leírva, hogy milyen feladatokat hajtott végre, és nem csak felsorolni az adott időszakban végrehajtott műveleteket.
5. lépés
A nagyobb érthetőség érdekében táblázatokkal, képekkel, diagramokkal adja meg válaszát.
6. lépés
A helyzet leegyszerűsödik, ha cége már kidolgozott jelentési űrlapokat (űrlapokat, táblázatokat, amelyeket észrevételeivel kell kitölteni)
7. lépés
Nem csak az számít, amit a jelentésben írt, hanem az is, hogy miként küldte el. Itt emlékeznie kell az aranyszabályra: a napi jelentéseket a munkanap végén küldjük, és nem másnap reggel. Hetente - péntek este, nem hétfő reggel.
8. lépés
Egy másik tipp: mielőtt elküldené a jelentést, olvassa el újra, próbálja meg megtenni a vezetőség szemével. Milyen kérdéseid vannak? Talán szükséges hozzáadni valamit, vagy éppen ellenkezőleg, a lehető legnagyobb mértékben egyszerűsíteni az információkat.
