Egyes szervezetekben előfordul, hogy a főkönyvelő bármilyen okból távozik. Ezután a menedzser újat vesz fel. Természetesen a munka megkezdése előtt az új alkalmazottnak el kell fogadnia a dokumentumokat. Ennek az eljárásnak a sorrendje nincs rögzítve sehol, de ennek ellenére ügyelni kell. Hogyan tudja elfogadni a dokumentációt anélkül, hogy kárt tenne magában?
Utasítás
1. lépés
Először információt kell szereznie arról, hogy ki adja át a dokumentumokat. Vannak esetek, amikor a főkönyvelő már nincs a munkahelyen, akkor mindent el kell venni a vezetőtől vagy a főkönyvelő helyettesétől. Korábban dolgozó alkalmazott távollétében jogában áll, hogy ne írja alá az átvételi igazolást. Bármilyen formában áll össze.
2. lépés
Ezt követően a vállalkozás vezetőjének utasítást kell kiadnia új főkönyvelő kinevezéséről. A megrendelésben azt is meg kell határozni, hogy ettől kezdve mikor vállalja a főkönyvelő feladatait, például aláírási joga lesz stb.
3. lépés
Ezenkívül meg kell ismerkednie a számítógép adataival, néhányat össze kell hasonlítania a papírhordozókkal, például egy értékesítési könyvvel. Ezt követően tisztázza, hogy milyen adatokat kell megadnia.
4. lépés
Néha előfordul, hogy van néhány adat a számítógép alapjában, de papíron teljesen más. Az egyenleget teljesen a "plafonból" állítják össze. Ebben az esetben mindezt meg kell beszélni a vezetővel, mert a bázis helyreállítása nagyon időigényes és költséges folyamat. A főnöke beleegyezne, hogy bónuszt fizet neked ezért? Mindenesetre figyelmeztetni kell az adóhatósággal kapcsolatos esetleges problémákra, különben az összes "nagyérdemű" rád repülhet.
5. lépés
Kiváló megoldás az lenne, ha a főkönyvelő kilépése előtt átvizsgálnák az ellenőrzést, de általában a vezetők nem sietnek ennek végrehajtására.
6. lépés
Az ügyek átadásakor használt dokumentum az elfogadás és az átadás aktusa. Rögzíti a dokumentumok összes nevét, a mappák számát, a nyilvántartásokat, a folyóiratokat, az adatbázis állapotát a számítógépen és egyebeket.
7. lépés
Ha a kampány nagy, és könyvelőkből áll egy teljes stáb, akkor nem helyénvaló az összes dokumentum átadása, például ha van olyan könyvelő, aki csak fizetésekkel foglalkozik, akkor nem érdemes fizetési dokumentációt átadni.
8. lépés
A főkönyvelő feladata a vezetési, adó- és számviteli nyilvántartások vezetése, jelentések benyújtása. Ebből az következik, hogy csak azokat az iratokat kell átadni, amelyek a főkönyvelő felelősségi körébe tartoznak. Természetesen megismerkedhet más dokumentumokkal, úgymond a saját nyugalma érdekében.
9. lépés
Arra is ügyelnie kell, hogy megismerkedjen a monetáris bázis karbantartásával, vagyis ellenőrizze az adatokat, ellenőrizze, hogy rendelkezésre állnak-e, és megnézze a csekkfüzet, folyószámla állapotát. A könyvelőkön kívül a pénztárosnak alá kell írnia a monetáris tranzakciókról szóló dokumentumok fogadásának és továbbításának okmányát.
10. lépés
Az elmúlt 5 év minden dokumentumát el kell fogadni. Abban az esetben, ha a szervezet 3 éve nem hajtott végre helyszíni ellenőrzést, rendkívül gondosan ellenőriznie kell ennek az időszaknak a dokumentumait. Ha hibákat talál, javítsa ki azokat, ha szükséges, nyújtson be frissített nyilatkozatokat. De mindezt úgy tegye meg, hogy értesíti a szervezet vezetőjét a helyzetről.
