Az összes nyugdíjas és nyugdíjas alkalmazott személyes fájljait tárolásra az archívumba kell küldeni (a 125-F3 szövetségi törvény 17. cikke). A személyzeti osztály munkatársa köteles dokumentumokkal ellátott mappákat készíteni és kézről kézre átadni az archívum meghatalmazott alkalmazottjának.
Szükséges
- - mappák;
- - kötőanyag;
- - ceruza;
- - leltár;
- - leltár átadása.
Utasítás
1. lépés
Mielőtt benyújtaná a személyes iratokat az archívumhoz, gondosan készítse elő az összes rendelkezésre álló dokumentumot, amely az alkalmazottak elbocsátása után a személyzeti osztályon maradt. A jogszabály meghatároz bizonyos határidőket, amelyeken belül időre van szükség az alkalmazottak személyes aktáinak levéltári tárolás céljából történő átadásához. Az elbocsátás után nem haladhatja meg a 12 hónapot.
2. lépés
Rendezzen minden személyes fájlt fordított időrendben. Ha a munkaviszony ideje alatt az első oldal egy alkalmazott által egy munkára benyújtott kérelem volt, a levéltári dokumentumokban az első oldal lemondó levél lesz.
3. lépés
Minden lap a megfelelő sorrendben hajtva, reszelő kötőanyaggal, szám sorrendben. Készítsen leltárt egy külön lapon. Írja be a személyes fájl összes kötött oldalát a sorozatszám alá.
4. lépés
Csatolja a készletet az összes oldal tetejére. Ha minden egyes alkalmazotthoz külön tölt be személyes fájlt, helyezze azt egy kartonmappába, nagy nyomtatott betűkkel írja be a munkavállaló vezetéknevének első betűjét és az elbocsátás évét.
5. lépés
Az ügyek archívumba történő áthelyezésekor megengedett, hogy több nyugdíjas alkalmazottat egy mappába helyezzenek, de a benne lévő lapok száma nem haladhatja meg a 250-et. Egy mappába tegye egy év alatt a nyugdíjas alkalmazottak ügyeit, akiknek a neve kezdődik ugyanazzal a levéllel. A személyes ügyiratok ilyen nyilvántartását leggyakrabban nagyvállalkozásoknál alkalmazzák, ahol egy év alatt a személyzet nagy áramlása halad.
6. lépés
Minden előkészített esethez készítsen átadási lapot, amelynek egységes formája van. Az 1. oszlopba írja fel az egyes ügyek sorszámát, a 2. oszlopba - az egyes esetek indexét a nómenklatúra szerint, a 3. sz. - az ügyek címsorainak megnevezését, 4. szám - dátumok, 5. szám - az egyes esetekre külön átadott lapok száma, 6. szám - tárolási időszakok, # 7 - kiegészítések vagy meglévő megjegyzések.
