Az alkalmazottak személyes adatainak megőrzéséhez néhány munkáltató úgynevezett személyes fájlokat használ. A Munka Törvénykönyve 85. cikke szerint a személyi állomány dolgozóinak meg kell kapniuk, tárolniuk és egyesíteniük kell az egyes munkavállalókra vonatkozó információkat. Ehhez tanácsos ilyen személyes fájlokat használni. Mi a regisztrációjuk sorrendje?
Utasítás
1. lépés
Először tisztázni kell, hogy a személyes dossziék kezelése nem kötelező dokumentum a szervezetek számára, de ha úgy dönt, hogy használja, akkor az irodai munka szabályai szerint kell eljárnia.
2. lépés
Munkavállaló felvételekor a vezető megbízást (utasítást) ad ki a T-1. E dokumentum alapján készítsen személyi igazolványt egy új alkalmazott számára (T-2. Sz. Űrlap).
3. lépés
Ennek az űrlapnak a kitöltéséhez a következő dokumentumokra lesz szükség: útlevél, munkafüzet, nyilvántartási igazolás (TIN), biztosítási igazolás, katonai személyi igazolvány (ha van), bizonyítvány vagy oklevél és egyéb dokumentumok, például járművezető számára - a vezetői engedély, szakácsoknak - orvosi könyv stb.
4. lépés
Készítsen másolatot az összes fenti dokumentumról, és kronológiai sorrendben nyújtsa be őket egy személyes iratba. Ezt az archívumot a személyzeti osztály vagy a számviteli osztály tárolja, a változtatásokat csak felelős személyek végezhetik. De ne feledje, hogy a munkafüzet nem szerepel a személyes dossziéban, azt külön széfben vagy zár alatt kell tárolni. A dokumentumok biztonságáért felelős személyeket külön megrendeléssel nevezik ki.
5. lépés
Sorolja fel az összes dokumentumot a leltárban, végezzen módosításokat a "Mellékletek" speciális oszlopban. Tartalmazza továbbá a dokumentumok sorszámát, mindegyikük lapszámát és az átvétel dátumát.
6. lépés
A személyes aktából származó dokumentumok egy része kérdőív, önéletrajz, írásbeli magyarázatok és esetleges nyilatkozatok. Ne feledje, hogy az archívum nem kerül átadásra magának a munkavállalónak, és ha szükséges, a munkavállaló csak a felelős személy jelenlétében tekintheti meg a személyes iratokat.
7. lépés
Az eset kialakulása után töltse ki a fedőlapot. Ehhez a közepén középen írja be ennek az archívumnak a sorszámát, a szervezet nevét, az alkalmazott beosztását, valamint teljes nevét.
