A speciális dokumentáció karbantartása a vállalkozás személyzeti osztályának szerves része. Ugyanakkor minden alkalmazott számára kötelező a személyes iratanyag. A jövőben a személyes fájlokat speciális mappákban archiválják.
Szükséges
- - a munkavállaló személyes dokumentumai;
- - a dokumentumok felsorolása;
- - mappa egy személyes fájlhoz.
Utasítás
1. lépés
Felvétel után azonnal kezdje el regisztrálni a munkavállaló személyes fájlját. Nincs egységes formanyomtatvány az ügy benyújtásához, ezért saját maga fejlesztheti azt. Készítsen másolatokat a munkavállaló útleveléről, nyugdíjbiztosítási igazolásáról, TIN igazolásáról és egyéb személyes dokumentumokról, ha szükséges, például orvosi igazolványról és vezetői engedélyről.
2. lépés
Tervezzen borítót a személyes aktájához. Adja meg szervezete nevét az alapító okmányokkal összhangban, tegye be az ügy sorszámát és elkészítésének dátumát. Megírhatja a munkavállalóval kötött munkaszerződés időtartamát is. Hagyjon helyet az elbocsátással, áthelyezéssel stb. Kapcsolatos megjegyzésekhez A borító közepén helyezze el teljes egészében az alkalmazott vezetéknevét, keresztnevét és védőszavát, beosztását.
3. lépés
A személyes irat első oldalán fel kell tüntetni a munkavállaló rendelkezésre álló dokumentumait. A legjobb, ha a leltárt elektronikus formában állítja össze. Feltétlenül adja meg a meghatalmazott alkalmazott nevét és a leltár dátumát. A rendelkezésre álló dokumentumokról információkat táblázatos formában lehet elhelyezni, feljegyezve azok mindegyikének számát és megadva a szükséges feljegyzéseket. A leltár alján ott kell lennie a fordító és az alkalmazott aláírásának, akinek a személyes fájlt összeállítják. Csatolja a meglévő dokumentumok másolatait a lista után. Ezt követi a munkafolyamathoz kapcsolódó összes dokumentum, például nyaralási megrendelés, megállapodások a munkaszerződés változásáról stb.
4. lépés
Fájlja be személyes fájlját az archívum mappába. Ezeket a dokumentumokat a vállalat személyzeti szakemberének vagy igazgatójának korlátozott hozzáférés mellett kell megőriznie. Az alkalmazottak a dokumentumok bármelyikét személyes iratba vehetik a vezetővel való megállapodás alapján és személyes nyugtán. Amikor egy alkalmazottat elbocsátanak vagy áthelyeznek, a személyes iratok egy speciális archívumba kerülnek a vállalat korábbi alkalmazottairól.
