A helyes jelentés elkészítéséhez egyértelműen meg kell határozni a jelentés célját és formáját. A jelentést több szakaszban állítják össze, lehetővé téve a legfontosabb pontok megfelelő kiemelését.
Szükséges
Jelentés vázlata, jelentés célja
Utasítás
1. lépés
Felelősséggel kell megközelítenie ezt a folyamatot, különös figyelmet fordítva a jelentés céljára. A jelentés megfelelő elkészítése érdekében először is meg kell válaszolni a "Miért állítják össze a jelentést" kérdést. Csak ebben az esetben veszi figyelembe az összes "buktatót". Erre a kérdésre több válasz is lehet. Néhány ilyen: • A jelentésnek tájékoztatnia vagy magyarázatot kell adnia;
• A jelentés az ajánlás kedvéért készül;
• A jelentésnek motiválnia vagy meg kell győznie;
• A jelentés folytathatja a vitát, vagy megerősítheti az előző üzenetet / vitát;
• A jelentés része lehet egy utasításnak.
2. lépés
Üzleti jelentés típusa Döntse el, milyen típusú üzleti jelentésre van szüksége ebben az esetben. Az üzleti jelentés benyújtható: • írásban és szóban;
• Hivatalos és informális;
• hagyományos formában és eredeti formában;
• Egyoldalas és több kötetes formában, Ezen felül a jelentés elkészíthető házon belül, vagy kihelyezett tanácsadók is elkészíthetik.
3. lépés
A jelentés összetétele Címoldal. Itt szerepel a jelentés címe, annak a személynek a teljes neve és beosztása, akinek a jelentést szánják, a jelentést készítő teljes nevét és beosztását itt kell feltüntetni. Ebben a részben adja meg a jelentés célját vagy a felmerült probléma jellegét. Ha hosszas jelentést kíván készíteni, a bevezető tartalmazhat egy jelentés vázlatot. A jelentés ezen részében adjon meg minden olyan információt, amely releváns a jelentés céljának vagy a kérdésnek, amelyre szükség van. A jelentés utolsó részében fel kell tüntetni a kapott információk alapján levont következtetéseket.
4. lépés
A jelentés formázása A jelentés formázásakor különféle eszközöket kell használnia. A bekezdések elkülönítése szóközzel a dokumentum olvasásának megkönnyítése érdekében. Betűméret és típus. Válasszon egy betűtípust, amely optimális az olvasáshoz. Az alcímek a betűméret megváltoztatásával választhatók ki. Dőlt, félkövér, aláhúzott és speciális karakterek emelik ki a jelentés legfontosabb pontjait. A szöveg oldalanként történő lebontása lehetővé teszi, hogy az olvasó figyelmét fontos pontokra összpontosítsa.
