Egy vállalkozás különböző szervezetei vagy részlegei közötti közös projekt előkészítésekor gyakran szükség van az egyes részletek és a megvalósítás feltételeinek megvitatására. Ebben az esetben egy olyan koordinációs mechanizmus indul, amely lehetővé teszi a felek érdekeinek figyelembevételével a teljes kérdéslistán közös álláspont kidolgozását. Egy ilyen levél kialakítására az irodai munka általános törvényei vonatkoznak, de van néhány sajátossága.
Utasítás
1. lépés
Készítse el az egyeztetendő kérdések listáját. Az ilyen feltételeket tartalmazó levél általában független dokumentum, amely megelőzi a főszerződés megkötését. Bizonyos esetekben felhasználható belső dokumentumként, amely szükséges egy általános megoldás kidolgozásához, és megköveteli a jogosultság megerősítését különböző szolgálatoktól (biztonsági, jogi, pénzügyi, tervezési stb.). Más esetekben készen áll a vitatott kérdések megvitatására a partner szervezetekkel a közös projekt munkájában.
2. lépés
Ahhoz, hogy fellebbezést nyújtson be valamelyik partnerhez, szüksége lesz annak részleteire és azokra a feltételekre, amelyekről megállapodás van érvényben. Kezdje a levelet úgy, hogy a jobb felső sarokban adja meg a címzettet (a partner szervezet neve, címe, vezetékneve és a felelős személy kezdőbetűi). Itt röviden tájékoztassa a "jóváhagyásról …" levél tárgyát. Ebben az esetben nem kell megírnia a dokumentum nevét. A levél első mondata névvel és védőszavval vonzza a szervezetet vezető projekt azon részének fejlesztéséért felelős személyt. Természetesen nem feledkezve meg a "Kedves" szó hozzáadásáról. Ezután kérje meg, hogy vegye figyelembe a javasolt feltételeket, felsorolva azokat, és hozzon döntést a jóváhagyásról.
3. lépés
A levél utolsó részében közölje a megállapodás végrehajtásának határidejét, és végezze el a szükséges módosításokat, vagy fogadja el teljes mértékben a javaslatot. Ezt követi a levél kelte, az illetékes aláírása és zárójelben lévő átirata.
4. lépés
Felhívjuk figyelmét, hogy a jóváhagyó levél vagy az előzetes megállapodás feltételeit biztosító fő dokumentum, vagy egy kísérő dokumentum lehet. A levélben, amelyhez a jóváhagyási jegyzőkönyvet vagy más listát vagy listát tartalmazó dokumentumot csatolni kell, tartalmaznia kell a "Függelék" tételt. Ebben nevezze meg a csatolt dokumentumokat (korábban számozással), amelyeket a felek megállapodásra javasolnak.
