A tervezett ügy, kérés, nyilatkozat, további együttműködés sorsa sok szempontból az első üzleti levéltől függ, amelyet elküld a potenciális partnerének vagy befektetőjének. Ez egyfajta hívókártya, amellyel meg tudja ítélni, mennyire kell komolyan reagálnia a fellebbezésére. Bizonyságot tesz üzleti tulajdonságairól, kompetenciájáról, a lényeg koherens és rövid bemutatására való képességéről. A levél tartalma változhat, de az üzleti levelek kialakításának legfontosabb pontjai ugyanazok.
Utasítás
1. lépés
Egy üzleti levelet egy szabványos A4-es papírlapra írnak, a szervezet sarokbélyegzőjével vagy fejlécével. A bélyegzőnek vagy a fejlécnek tartalmaznia kell a vállalkozás nevét, levelezési címét, telefonszámát, faxát, valamint e-mail címét vagy webhelyének címét. Ez lehetővé teszi a levél címzettjének, hogy problémamentesen kapcsolatba léphessen a szervezetével.
2. lépés
A levél szövegének vázlatos kialakítása - a margók és a behúzások a GOST R 6.30-2003 szerint készülnek, bal oldalon - 3 cm, jobb oldalon - 5, 5 cm. Általában a Times New Roman 12 betűtípust használják. Ha a levél több oldalon lesz, azokat meg kell számozni. Fent van a levél kimenő regisztrációs száma és megírásának dátuma.
3. lépés
A levél fejlécében a címzett beosztása, vezetékneve, neve és védőszava, annak a szervezetnek a címe van írva, ahová a levelet elküldték. A levél tárgya a jobb oldalon látható. A levélnek „Kedves (ek)”, „Mister” vagy „Úrnő” címmel kell kezdődnie, amelyet a címzett neve és védőszava követ.
4. lépés
A fő szöveg első bekezdése közlemény vagy bevezető, általában a következő szavakkal kezdődik: "Jelenleg …", "Kérem …", "Örömmel tájékoztatjuk Önt …" stb. A címzettnek címzett levelet mindig nagybetűvel írják. A bevezetőben röviden foglalja össze a levél lényegét, és térjen át a fő részre.
5. lépés
Szüntesse meg a szöveget kis bekezdésekre, amelyek logikailag összefüggenek egymással. Ne adjon felesleges részleteket, mondja ki a lényegét. Ideális esetben egy üzleti levél mennyisége nem haladhatja meg az egy oldalt, próbáljon benne maradni.
6. lépés
Kezdje az utolsó bekezdést a következő szavakkal: "A fentiek alapján …", "Figyelembe véve a fentieket …", és ezek után mondja ki javaslatát, kérését, következtetéseit.
7. lépés
Ha vannak mellékletek az üzleti levélhez, akkor vegye fel őket egy számozott listára, megemlítve a nevüket és az egyes dokumentumokban szereplő lapok számát.
8. lépés
Töltse ki a levelet a beosztás címével, aláírásával és annak átiratával. Ha beosztottja írta a levelet, akkor az oldal alján fel kell tüntetni az előadó vezetéknevét, kezdőbetűit és telefonszámát.
