A nómenklatúra felsorolja azokat az eseteket, amelyek az archívumot alkotják, és amelyeket egy adott szervezet újonnan nyitott meg, és amelyek a rendszerbe kerültek. Meg kell jelölni az eset indexét, a nevet, a tárolásának megállapított feltételeit.
A nómenklatúra fajtái
Az irodai munkában a nomenklatúra három fő típusa létezik: szabványos, hozzávetőleges és egyedi. A szabványt a szövetségi törvény állapítja meg, és modellként szolgál a nómenklatúra összeállításához azonos típusú szervezeteknél. A hozzávetőleges nómenklatúra nem tartalmaz szigorúan normalizált esetek számát. Tartalmaz egy listát azokról az esetekről, amelyeket ajánlott megnyitni indexükkel együtt. A fenti nómenklatúra típusokat állami és önkormányzati szervezetek és intézmények készítik. A magánszervezetek alkalmazottai törvényi dokumentumok, jelentéstípusok, munkatervek stb. Alapján. egyedi esetek listája készül. Ez magában foglalja a vállalkozás kialakult eseteinek teljes kötetét.
A nómenklatúra összeállításának eljárása
Minden évben a régi alapján új ügynómenklatúrát állítanak össze. Ezenkívül minden dokumentum felülvizsgálatra szorul. A nómenklatúra fontos eleme a tok eltarthatósága. Ennek alapján megkülönböztetnek ideiglenes, hosszú távú és tartós tárolást. Az ideiglenes tárolási fájlok időtartama kevesebb, mint tíz év, a hosszú távú tárolásé pedig több mint tíz év. A lejárt tárolási időtartamú dokumentumok vonatkozásában leltárt készítenek, amely feltünteti a dokumentum sorszámát, nevét, létrehozásának évét, ívek számát és egyéb információkat kifejezetten megadott esetekben. A leltár elkészítése után ezeket a dokumentumokat megsemmisítik.
Szerkezetileg a nómenklatúrát szakaszok, alszakaszok képviselik. Ez a felosztás azonban jellemző a kormányzati szervezetekre és intézményekre. A magánszervezetekben ez a felosztás feltételhez kötött, és inkább a tevékenységük fő területeit emeli ki, nem pedig a hatalom és az alárendeltség viszonyát tükrözi.
A nómenklatúra-táblázat öt oszlopból áll: az első tartalmazza az ügy indexét, a második - az ügy nevét, a harmadik - az oldalak számát (a tárgyév végén feltüntetve), a negyedik - a tárolási időszakot szabályozási jogi aktusok által megállapított ötödik - megjegyzések az ügy megindításához, megsemmisítés céljából a jegyzékbe történő felvételhez stb.
A nómenklatúrában szereplő hosszú távú és állandó tárolás esete legfeljebb kétszázötven oldal lehet. Ha a falvak száma meghaladja a normát, célszerű két vagy több részre osztani az esetet.
Az ügyek összeállított nómenklatúráját a levéltárral kell egyeztetni, és a szervezet vezetője aláírja.
