Az értekezlet minden irányítási folyamat hagyományos jellemzője. Ennek az üzleti találkozónak a jelentősége, jellege, technikai szintje, időtartama az értekezlet konkrét céljaitól és feltételeitől függően változhat. Ugyanakkor ennek az eseménynek két fő megkülönböztető jellemzője van: az értekezleten egyik vagy másik problémát vagy feladatot tárgyalnak, és az eredménynek egy bizonyos döntésnek kell lennie. A sikeres megbeszéléshez világos szervezés szükséges.
Utasítás
1. lépés
Mielőtt összehívna egy értekezletet, és meghívná a résztvevõk egy meghatározott csoportját, fogalmazza meg a találkozó célját. Tisztázza magának: milyen döntéssel kell végződnie. Ennek eredménye lehet egy bizonyos időszakra szóló munkaterv jóváhagyása, egy tényleges megrendelés tervezetének kidolgozása, hálózati ütemterv elkészítése stb.
2. lépés
Ha egy probléma megoldódik egy értekezleten, akkor az üzleti megbeszélés célja a kérdések megválaszolása: miért, miért és hogyan. Van egy megváltoztathatatlan szabály: mielőtt megállapodna, meg kell állapodnia a megbeszélésekről. Lehet, hogy a mérvadó értekezlet résztvevői azon gondolkodnak, hogy a deklarált probléma nem létezik. Különleges találkozók - ötletek generálására (fejlesztésére). Kaphatnak úgynevezett "ötletgyűjtést". Egy ilyen eljárás beállításához nem szabványos, kreatív kell.
3. lépés
Az ülés előkészítésének fontos állomása a napirend megfogalmazása. Egy értekezlet haszontalan és terméketlen lehet, ha az információs és problémás elemei nem működnek. Ezért egyértelműen gondolja át a beszélgetés témájának beállítását. Hasonlítsa össze: "Az A termék értékesítésének növekedése a kiskereskedelmi hálózatban" és "Megállapodás az A termék értékesítésének a kiskereskedelmi hálózatban történő növelése érdekében" Az első esetben a vita banális jelentésekké válhat, a másodikban - a fájó problémák megoldásába.
4. lépés
A találkozó helyszíne is fontos. Helyes pszichológiai megfigyelés van: ha a megbeszélést a vezető hivatalában tartják, akkor nyilvánvalóan dominánsabb és előnyösebb lehet a nézete egy adott probléma megoldásáról. Bármely más szoba (konferenciaterem, tágas szoba) lehet a legjobb megoldás. Ne feledje: a kényelmes kommunikáció zónája körülbelül egy méterre van. Ha csak lehetséges, tartsa ezt szem előtt, amikor elhelyezi a székeket. A kerek vagy ovális asztalok alkalmasak az ülésekhez. A visszavonulás adott helyzetekben még megfelelőbb lehet, de ez nagyon költséges lehetőség.
5. lépés
Gondolkodva tervezze meg a találkozó idejét. Irracionális az ebédszünet előtt vagy a munkanap végén kinevezni. A reggeli órák előnyösebbek. Ha hosszú találkozót tervez, tartson szünetet vagy kávészünetet (óránként 5-10 perc). Ha tájékoztató értekezletet kell tartania, akkor lehetőség nyílik klasszikus értekezlet nélkül, azaz szék nélkül.
6. lépés
Fegyelmezi a szervezet alkalmazottait és a vállalati kultúra részévé válik, az ülések világos ütemezése: ajánlott a hét egy szokásos napján és egy bizonyos időpontban (például péntek reggel) tartani őket.
7. lépés
A komoly találkozók gyakran egyértelműséget igényelnek: táblázatok, diagramok bemutatása, videóanyagok bemutatása. Kívánatos, hogy ezekre az igényekre egy tábla, flip chart, képernyő kerüljön.
