Vélemény szerint a találkozó spontán előkészíthető esemény. Valójában ez az üzleti interakció komoly adminisztratív képzést igényel.
A találkozó témája
A találkozó okát a kezdeményezőnek kell megfogalmaznia. Semmiképpen sem mindig ebben a minőségben a találkozó legfontosabb résztvevője. Annak alapján, hogy az értekezletek vállalaton belül is történhetnek, és a meghívottak széles körének bevonásával fontos meghatározni a témát oly módon, hogy az vonzza a párbeszédhez szükséges összes embert.
A téma technikai megfogalmazását általában az adminisztratív személyzet vagy közvetlenül az ülés titkára kezeli. A találkozó napirendje az adott témából következik. Ez a dokumentum tartalmazza az összes megvitatásra váró kérdést. Előzetes megegyezés alapján minden kérdéshez hozzárendelnek egy előadót, akinek a beszédéhez határidőt szabnak a vita figyelembe vétele nélkül. A vita időtartamát a napirend külön rögzíti.
A kérdések jobb megértése érdekében nem lesz felesleges olyan tájékoztatót készíteni, amely rövid referenciákat, statisztikákat vagy bármilyen más információs információt tartalmaz. A titkár minden előadóval külön készíti el az ilyen anyagokat.
A dokumentum előkészítésének utolsó szakasza az egyes kérdésekre vonatkozó határozattervezetek kidolgozása. Ez a dokumentum az előadók által a vita alapján javasolt megoldásokat képviseli. Rögzítik az előadók által bemutatott utolsó mondatokat. Ha a résztvevők nem értenek egyet a határozattervezetben szereplő lehetőséggel, a dokumentumot a titkár kijavítja.
Meghívott személyek
A napirend nagyban meghatározza azoknak a személyeknek a hozzávetőleges listáját, akiket fel kell hívni a felvetett kérdések kezelésére. Tehát produktív módszer az, ha olyan embereket hívunk meg, akiknek ellentétes álláspontjuk van a hangszóróval. Ebben az esetben a találkozó "kerekasztalként" szolgál a vitatható helyzetben részt vevő felek számára.
Az értekezlet résztvevőit bármilyen rendelkezésre álló módszerrel - telefonhívással, e-mailben vagy személyes meghívóval - tájékoztatják. A teljes dokumentumcsomagot előzetesen át kell adni minden résztvevő személynek, hogy lehetőségük legyen előre megismerkedni az anyagokkal.
Találkozó vezetése
A titkárnak részt kell vennie az ülésen. Feladata a vita nyomán jegyzőkönyv elkészítése. A dokumentum kidolgozása során nem a vita rögzítésének szó szerinti pontossága a fontos, hanem a legfontosabb beszédek és konkrét javaslatok tükrözése.
Az esetleges eltérések kizárása érdekében jobb, ha az értekezlet menetét diktafonra rögzítjük. Minden résztvevőt tájékoztatni kell a felvétel kezdetéről.
