Vásárlások, idézetek … Ezek a szavak megijeszthetik azt az embert, aki nem rendelkezik különösebb ismeretekkel egy szervezet vagy vállalkozás anyagi értékeinek megszerzése terén. Eközben az árajánlatkérés az aukcióhoz és az ajánlattételhez képest az ajánlat legegyszerűbb formája.
Az árajánlatok benyújtásának eljárását szabályozó 44-FZ szerint, amely 2014. január 1-jén lépett hatályba, ezek figyelembe vételekor a fő paraméter az ár. A nyertes az az ajánlattevő, aki az áru legalacsonyabb értékét jelölte meg. A többi jellemzőt egyszerűen nem vesszük figyelembe.
Az árajánlat olyan jogi dokumentum, amelynek számos követelménynek meg kell felelnie. A szervezet neve, postacíme, banki adatai, a beszerzésben résztvevő TIN-je kötelezővé válik. Ajánlatkérés bármilyen termékre készül. Ennek megfelelően tartalmaznia kell az áruk nevét a jellemzőik feltüntetésével, az áruk árával. Ezen felül a pályázaton részt venni kívánó vállalkozónak vagy szervezetnek a pályázat elnyerése esetén szükségszerűen csatolnia kell hozzájárulását a szerződés feltételeinek teljesítéséhez.
A 44-FZ szerint az árajánlatokat a tervek szerint egységes információs rendszeren keresztül nyújtják be. Ez a funkció azonban mindeddig nem valósult meg, ezért az ajánlatokat e-mailben nyújtják be. Az információk tömeges terjesztésének kizárása érdekében az árajánlatot az EDS-szel kell aláírni. Az árajánlati kérelem címzettje válaszüzenetben küld visszaigazolást a kérelem átvételéről, megjelölve a címzett helyzetét és nevét, valamint az átvétel dátumát és pontos idejét. Egy nap van a kérelem elbírálására.
El kell mondani, hogy semmilyen más kommunikáció nem megengedett az árajánlati megbízás címzettje és feladója között.
