A visszaigazoló levél tiszteletet mutat egy olyan szervezet iránt, amely ajánlattal fordult hozzád. Még akkor is, ha visszautasítja, annak megerősítése, hogy a kérdést nem hagyták figyelmen kívül, lehetőséget ad arra, hogy ne bántsa ellenfelét, és ha szükséges, később térjen vissza a párbeszédre.
Szükséges
- - cége adatai;
- - a címzett cégének adatai.
Utasítás
1. lépés
Ha egy cég vagy szervezet nevében ír visszaigazoló levelet, tegye meg a levélpapíron. A dokumentum fejlécében szerepelnie kell a vállalat nevének, jogi címének, a fő állami nyilvántartási számnak, az adófizető egyéni számának, a kapcsolattartók számának, esetenként a cég honlapját és e-mail címét is feltüntetik. Ezeket az információkat az A4-es lap bal felső sarkában kell elhelyezni. Ha a levelet magánszemélytől kapta, írja be vezetéknevét, utónevét, védőszavát, állandó lakóhelyének címét és elérhetőségét.
2. lépés
A feladó adataival szemben, a jobb oldalon írja be a címzett adatait: a szervezet neve, postacíme, beosztása és vezetékneve, keresztneve, védőszáma annak, akinek ezt a megerősítő levelet személyesen kell kézbesíteni.
3. lépés
Alul a bal oldalon tüntesse fel a dokumentum elkészítésének dátumát és sorszámát. Ezután középre írja a levél nevét, amelynek tükröznie kell annak lényegét és a kérdés tartalmát. Például: "Egy szemináriumi meghívó átvételének megerősítése".
4. lépés
Ezután írja meg maga a levél szövegét. Tömörnek, konkrétnak kell lennie, felesleges szavak és érzelmek nélkül. Célja, hogy egyértelművé tegye a címzett számára, hogy javaslatát vagy elfogadják, vagy egyszerűen nem hagyják figyelmen kívül. Levelével nem kell egyetértenie a javaslattal, de figyelmet és tiszteletet mutathat, még akkor is, ha valamit elutasít, a legfontosabb a viszonyt a kapcsolat fenntartása érdekében. Egyszerűen nyugtázhatja egy eseményre szóló meghívó kézhezvételét, vagy ennek vagy az információnak a kézhezvételét. A levél szövegében nevével és védőszavával szólítsa meg a címzettet.
5. lépés
A levelet két példányban kell kinyomtatni, és a szervezet vezetőjének vagy a feladónak alá kell írnia, ha erre joga van. Az egyik példány nálad marad, a másodikat elküldik a címzettnek.
