Bármilyen típusú tevékenységet is folytat a szervezet, élete során jelentős mennyiségű dokumentációt készít, amelyet meg kell őrizni. Minél nagyobb a társaság és minél szélesebb körű a tevékenysége, annál nagyobb a felhalmozott dokumentumok mennyisége. Természetesen előbb-utóbb felmerül a lényegtelen dokumentáció válogatásának és megsemmisítésének kérdése. Meg kell határozni, hogy mit lehet elpusztítani, és mit kell még megőrizni.
Utasítás
1. lépés
A dokumentáció rendszerezése érdekében minden tárolásra beérkezett dokumentum esetében meg kell határozni a tárolási időszakot, amely után a dokumentum a szervezetet veszélyeztetve megsemmisíthető.
Használja a Rosarchiv által megállapított dokumentumok jóváhagyott listáját. A fő dokumentum, amelyet az ilyen típusú dokumentáció rendszerezésénél figyelembe kell venni, a "A szervezetek tevékenysége során létrehozott tipikus vezetői dokumentumok listája, feltüntetve a tárolási időt" (Rosarchiv jóváhagyta 2000.10.06-án).
2. lépés
Tanulmányozza azokat a tanszéki ellenőrzőlistákat is, amelyekhez igénybe kell vennie, ha szervezete minisztériumi képesítés alá esik (például vannak ellenőrzőlisták katonai, banki osztályok stb.) A legelterjedtebb szervezettípusok esetében dokumentációs listák is készültek (például részvénytársaságok esetében).
3. lépés
Számos dokumentumot sajátosságaiknak megfelelően tárolnak, például az adóügyi dokumentációt legalább 4 évig, a pénzügyi kimutatásokat pedig legalább 5 évig meg kell őrizni.
4. lépés
A listák használata a legkényelmesebb módja a dokumentumok rendezésének, mivel az egyes típusú dokumentumok számára egyértelmű megőrzési idő van érvényben. Azonban nem minden dokumentum sorolható listákba. Egyes dokumentumok esetében a tárolási időszakot magának a szervezetnek kell meghatároznia.
Ennek érdekében a szervezet megfelelő megrendeléssel szakértői bizottságot hoz létre, amely rendszeresen megvizsgálja a dokumentumok értékét, meghatározza a tárolási időtartamokat és megsemmisíti azokat a dokumentumokat, amelyeknél a tárolási idő lejárt vagy nincs rá szükség. Fontos, hogy a megbízásba olyan emberek kerüljenek, akik képesek kiszámítani a dokumentum relevanciáját és az elvesztéséből adódó valószínű kockázatokat.
