A közjegyző által hitelesített másolat rendelkezik az eredeti jogerővel, de nem mindig. Például sok intézmény nem is fogadja el az útlevél és meghatalmazás másolatát, mert nem pótolhatják az eredetit. És nem minden példányt igazolhat közjegyző.
Bárki másolatot hitelesíthet közjegyzőnél, ha rendelkezik személyi igazolvánnyal (útlevél vagy más dokumentum). Magánszemélyek és jogi személyek alkalmazhatják, azonban a hitelesíteni kívánt másolatokra vonatkozó követelmények eltérőek.
A magánszemélytől származó dokumentum másolatának tartalmaznia kell az útlevél adatait és a regisztráció helyének címét.
A jogi személyektől származó dokumentumok másolatának tartalmaznia kell az összes szükséges adatot: szám, dátum, pecsét, tisztviselő aláírása stb.
A másolatot közjegyző csak akkor hitelesíti, ha az ügyfél rendelkezik az eredeti dokumentummal. Sőt, ha az eredeti tartalmaz javításokat (utóiratok, törlések), a tanúsítást megtagadják.
Annak megállapításához, hogy egy adott dokumentum másolata jogilag kötelező erejű-e, előzetesen konzultálnia kell egy ügyvéddel és egy közjegyzővel, ismertetve azt a helyzetet, amelyben az ügyfél a másolatot használni kívánja. Sokat változik a helyzet: például a bíróságon még a közjegyző által hitelesített másolat sem elegendő bizonyítékként. Vagy talán elég - ez a mérlegelt eseten múlik. Túl sok árnyalat van az ilyen ügyekben, és nem lehet ügyvéd segítsége nélkül.
Szükséges azonban tudni, hogy a közjegyzőnek mely iratok igazolására van joga, és melyikeknek nem.
Mit lehet biztosítani
A közjegyzői bélyegző nélküli másolatokat leggyakrabban érvénytelennek tekintik. Szerencsére a dokumentumok listája, amelyek másolatát hitelesíteni kell, széles. Ezek tartalmazzák:
- személyes okmányok, amelyek megerősítik a polgári jogi cselekményeket - ezek születési, házassági, válási, halálozási bizonyítványok;
- személyazonosító okmányok - ugyanaz az útlevél;
- nyugták és váltók;
- jogi személyek dokumentumai: alapító okirat, engedélyek, igazolások, nyilvántartási igazolások, pénzügyi dokumentumok stb.
- szerzői jogi védelmet igénylő dokumentumok: kéziratok, oklevelek vagy szakdolgozatok, tudományos dolgozatok;
- foglalkoztatási előzmények;
- bírósági határozatok;
- adományozási és adásvételi szerződések;
- igazolások, nyugták;
- házassági szerződések.
Valójában a lista nagyon hosszú, és a dokumentumok nagy részét közjegyző igazolja. Csak meg kell találnia, hogy ez a példány érvényes lesz-e az eredeti fájlként az ügyfél fájljában.
Amit nem lehet biztosítani
A közjegyző megtagadja a dokumentum másolatának hitelesítését, ha:
- durva javítások vannak az eredetin;
- az eredetit ceruzával írták vagy valami olyasmi, amit könnyen törölni lehet;
- az eredetire a dokumentum teljes szövege vagy annak egy része olvashatatlanul van írva;
- az eredeti fizikailag sérült;
- az eredeti oldalak nincsenek bekötve, nincsenek rajtuk sorszámok;
- az eredetit nem legalizálták.
