Néhány vállalat évtizedek óta rendelkezik dokumentációval. Annak elkerülése érdekében, hogy a fontos papírok ráncosodjanak vagy elveszjenek, kemény kartonból vagy műanyagból készült mappákba kell iktatni őket. Adjon minden szerződésnek külön számot az azonosításhoz.
Utasítás
1. lépés
A kívánt szerződés megkönnyítése érdekében tartson nyilvántartást. Adja meg a dokumentum számát, és írja be ebbe a naplóba. A szám mellett írja be a szerződés dátumát. A folyóirat bejegyzésének így kell kinéznie: 1. A 2011.02.22-i 123TP számú szerződés. A megjegyzésekben megadhatja a szerződés lényegét, ha a vállalati dokumentációs stílus megköveteli.
2. lépés
Ha a társaságban több jogi személy van, készítsen mindegyikhez külön szerződési könyvet. Használjon hagyományos szimbólumokat a jelölésében. Írja fel például a Masha és a Bears OJSC szerződését 123 millióra. És jelölje meg a ZAO "Three Little Pigs" értékpapírjait 123TP-vel. Rendelje hozzá a számokat a félreértések elkerülése érdekében.
3. lépés
Ha a megállapodás elfogadta az összes jóváhagyást, amelyet mindkét fél főigazgatói aláírtak, pecséteket helyeztek el, azt egy mappába lehet iktatni. Válasszon kemény borítású mappákat - ezek biztosítják a dokumentumok biztonságát. Minden jogi személynek saját mappára van szüksége.
4. lépés
A lepedők előtt. Vegyen egy lyukasztót, és ütjön ki új lyukakat. Helyezze a dokumentumot egy mappába, és rögzítse speciális antennákkal. Válasszon el egy szerződést a másiktól egy üres A4-es lappal.
5. lépés
A szerződéseket más módon is benyújthatja. Ehhez átlátszó fájlokra lesz szükség. Helyezzen minden dokumentumot külön fájlba, és rögzítse őket egy mappába.
6. lépés
Ne tároljon túl sok szerződést egy mappában - gyűrődhetnek. A mappának könnyen zárhatónak kell lennie, az egyes lapoknak nem szabad kilógniuk.
7. lépés
A szerződéses mappák tárolásához legyen egy külön polc a szekrényben. A mappára írja be az évet és a jogi személyt, amelyik birtokolja a dokumentumokat. Ez lehetővé teszi, hogy szükség esetén gyorsan megtalálja a megfelelő papírokat.
8. lépés
Nincs szükség a három évvel ezelőtti szerződésekkel rendelkező mappák állandó megőrzésére. Rendezze őket kartondobozokba, aláírva az évet és a jogi személyt, amelyre a dokumentumokat kiállítják. Küldje el a dobozokat a raktárba. Tároláshoz válasszon egy száraz helyet. A nedvesség káros a papírra.
