A bármely vállalkozás vagy szervezet tevékenységét kísérő dokumentumok és üzleti dokumentumok tartalmát és végrehajtását a vonatkozó dokumentumok és állami szabványok szabályozzák. A kísérőlevél üzleti dokumentumokra utal, ezért meg kell felelnie a GOST R 6.30-2003 által meghatározott tervezési követelményeknek.
Utasítás
1. lépés
A kísérőlevél ugyanúgy készül, mint a szokásos. Írja meg cége fejlécére, amely tartalmazza a teljes nevét, postacímét, adatait, e-mail címét, kapcsolattartási faxját és telefonszámát.
2. lépés
A jobb felső sarokban jelölje meg a levél címzettjét, vezetéknevét és kezdőbetűit, a betöltött tisztséget, a szervezetet, annak címét, és ne felejtse el a település indexét, ahol található.
3. lépés
A levél tárgyában megadhatja a "Fedőlevelet a továbbított dokumentációhoz", nem szükséges a levél fejlécét kitölteni. Kezdje a hagyományos címmel: "Kedves …!". Ezután írja be a "Küldünk …" szabványos kifejezést, és adja meg annak a dokumentumcsomagnak az általános nevét, amelyhez csatolja ezt a kísérőlevelet. Szükség esetén jelezze, hogy milyen megállapodások vagy kérések alapján küldik el ezt a dokumentációt.
4. lépés
A kísérőlevél felhasználható a rendszeres üzleti levelezéshez is. Ha bármilyen további üzenete van a címzett számára, akkor beírhatja a második és a harmadik bekezdésbe.
5. lépés
Írja be a "Melléklet:" vagy a "Mellékletek:" szót attól függően, hogy hány dokumentumot csatolnak ehhez a levélhez. Ha a dokumentum egyes szám, akkor a kettőspont után adja meg a nevét, jelezze, hogy a dokumentum hány lapján és hány példányban küldte el.
6. lépés
Ha több dokumentum van, akkor listájukat számozott listaként kell elkészíteni, minden számot egy új sorra kell írni. A számjegy számjegye után írja be a dokumentum nevét, a lapok és a másolatok számát.
7. lépés
Aláírja a levelet annak a tisztviselőnek, aki jogosult az ilyen levelek aláírására, csatolja aláírását és igazolja a vállalkozás pecsétjével.
8. lépés
Alul feltétlenül jelölje meg ennek a kísérőlevélnek a végrehajtóját, vezetéknevét, kezdőbetűit és elérhetőségi telefonszámát.
