A szervezet összes dokumentumát megfelelően kell tárolni. A tiszta rendszer lehetővé teszi, hogy azonnal megtalálja a megfelelő papírt. Bizonyos típusú dokumentumok saját tárolási szabályokkal rendelkeznek, például a megrendelésekhez.
Szükséges
mappák, dobozok, papír, számítógép
Utasítás
1. lépés
Hozzon létre egy rendelési naplót, ahol a szervezet összes megrendelését rögzítik. A naplónak szükségszerűen be kell kötni és meg kell számozni, amely kizárja az utóiratokat vagy az oldalak törlését.
2. lépés
A naplónak tartalmaznia kell bizonyos oszlopokat. Az oszlopok hozzávetőleges tartalma a következő lehet: egy oszlop, ahol a bejegyzés száma sorrendben van feltüntetve, az oszlop a megrendelés dátumával, az oszlop a megrendelés összegzésével, az oszlop a megrendelés számával, a oszlop, ahol az alkalmazott nyomot hagy a megrendelés megismerésében. Ezenkívül oszlop is hozzáadható, amely jelzi a megrendelés helyét (mappák vagy doboz).
3. lépés
Minden megrendelést mappákba kell rendezni: az alkalmazottak befogadására és elbocsátására vonatkozó rendeletek (személyi megrendelések), a munkavállalói ösztönzőket tükröző megrendelések, üzleti útra és nyaralásra történő elküldés, a szervezet fő tevékenységét tükröző megrendelések. Ha a megrendelések megőrzési ideje kiváló, külön mappákat hoznak létre számukra.
4. lépés
A rendeléstároló rendszernek világosnak, rendszerezettnek kell lennie, és biztosítania kell a megrendelésekhez rendelt számok folyamatosságát. Ez különösen igaz, ha a megrendelést munkára visszavonják. Javasoljuk, hogy készítsen fénymásolatot a lefoglalt megrendelésről a zavartság elkerülése érdekében.
5. lépés
Minden megrendelést a szervezet fejlécére kell nyomtatni. Ebben az esetben nem szükséges a megrendelés pecsétje. Ha a megrendelést sima papírlapra nyomtatják, akkor rajta kell lennie a szervezet pecsétjének.
6. lépés
Ha a vállalkozás elektronikus rendszert vezetett be a megrendelések tárolására, akkor annak a szervezet egészében egységesnek kell lennie. Azoknak a munkavállalóknak, akiknek joguk van aláírni ezeket a dokumentumokat, hozzáférést kell biztosítani az elektronikus megrendelésekhez. Ebben az esetben nagyon kényelmes az EDS (elektronikus digitális aláírás) használata. A megrendelési napló nyomtatása mindenképpen ajánlott.
