A megrendelés nagy gyakorlati jelentőségű dokumentum. Néhány konkrét intézkedést jelez: alkalmazott felvétele és elbocsátása, fegyelmi eljárás, az új technológia bevezetésének szükségessége és még sok más. A jegyzőnek biztosítania kell az ilyen típusú dokumentumok tárolását és a megfelelő dokumentumok gyors megtalálását. Ehhez minden megrendeléshez egyedi azonosító számot rendelnek.
Szükséges
- - megrendelések;
- - hajónapló;
- - utasítás a személyi iratok kezelésére;
- - 2 vagy 3 mappa.
Utasítás
1. lépés
A megrendelések regisztrációs űrlapját a törvény nem szigorúan szabályozza. Van egy Rosarkhiv által 2000. november 27-én közzétett szabványos utasítás, amely kimondja, hogy a megrendelések személyi és fő tevékenységi számát külön kell végrehajtani egy naptári éven belül. Ha kisvállalkozásban dolgozik, ahol a titkárnő hivatalnok munkáját is elvégzi, indítson el 3 mappát és 3 regisztrációs naplót.
2. lépés
Készítsen utasításokat az irodai munkához. Csak néhány elemből állhat. Jelölje meg, mely megrendeléseket kell 5 évig tárolni, és melyeket - 75. Írja meg, hogy mely tömbökbe osztják fel a vállalata megrendeléseit, és hogyan határozta meg őket. A fő tevékenységre vonatkozó megrendeléseket általában sorszámmal, a személyi megrendeléseket pedig számmal és betűvel számozzák. Például a szám úgy nézhet ki, mint "Rendelési szám 2-l / s" vagy "Rendelési szám: 2-k". Gondoljon a különböző eltarthatóságú dokumentumok különböző megnevezéseire. Például a rövid távú személyzetként jelölhető meg, a hosszú távú pedig személyzetként.
3. lépés
Ossza el a megrendeléseket a személyzet szerint 2 részre eltarthatóság szerint. A rendszeres vagy oktatási szabadság, rövid távú üzleti út, ösztönzők és fegyelmi szankciók biztosításáról szóló dokumentumokat 5 évig tárolják. Foglalkoztatási, áthelyezési, elbocsátási, hosszú üzleti utak és hosszú nyaralásokra vonatkozó megrendeléseket egy másik mappába teheti. Írja fel a mappa nevét és a lejárati dátumot a kötők borítóira. Töltse ki külön a fő tevékenység megrendelését
4. lépés
Nagyvállalatoknál a megrendeléseket különböző szolgálatok adják ki. A fő tevékenységre vonatkozó dokumentációt általában a titkár, a személyzet számára pedig a személyzeti osztály tartja. Ennek megfelelően mindegyiknek megvan a saját mappája és saját könyvelési könyvei. Elég, ha egy HR-szakember 2 könyvet és 2 mappát indít el, a dokumentumokat megőrzési idő szerint osztja fel. Nagyon nagy dokumentumáramlás esetén azonban az egyes mappákat gyakran felosztják a megrendelések típusai szerint. Ha a vállalata külön tárolórendszert vezetett be, továbbra is sorszámozza a megrendeléseket egy közös tömbben, és regisztrálja azokat egy naplóba.
5. lépés
A fő tevékenységre vonatkozó megrendelések nemcsak az egész társaságra, hanem az egyes részlegekre is vonatkozhatnak. Fejleszteni kell az egyes részlegek vagy részlegek kódját. Ez lehet betű vagy szám. Ne felejtsük el, hogy a fő tevékenységre vonatkozó rendelések megnevezésének különböznie kell attól, amelyet vállalata személyi nyilvántartásának kezelése elfogad. Ebben az esetben a számozás a "fő tevékenység" általános tömbjébe esik.
