A szoros munkarendben nehéz lehet időt faragni nemcsak ebédre, hanem ötperces szünetre is. A vészhelyzeti módban végzett munka nemcsak fizikai fáradtsághoz vezet. Pszichológiai kényelmetlenség halmozódik fel, amely depressziót okozhat. Ezért szükséges a munkanap kompetens megszervezése annak érdekében, hogy hiperfeszítések nélkül sikerüljön ellátni a feladatokat.
Időgazdálkodási mátrix - Hogyan építsük fel
A munkaidő optimalizálásának legnépszerűbb eszköze az Eisenhower Matrix. Ez az első dolog, amit megtanítanak pótolni az időgazdálkodási tréningeken. Egy egyszerű, négy cellás táblában a feladatok elsőbbséggel elosztva vannak megírva. A bal felső téren - sürgős és fontos. Ide tartozik az akut válságmunkák, a sürgős feladatok, a határidőkhöz közeledő projektek megoldása. A jobb felső sarokban - fontos, de nem annyira sürgős ügyek. Ez új projektek tervezését, a befejezett projektek hatékonyságának értékelését, az aktuális mindennapi feladatokat, új tevékenységi területek azonosítását. A bal alsó cella - kevésbé fontos, de sürgős feladatok. Ez magában foglalja a telefonos beszélgetéseket, néhány találkozót, a sürgős anyagok mérlegelését, a társadalmi tevékenységeket. Az utolsó, jobb alsó sarok pedig nem fontos és nem sürgős. Ez rutinmunka, néhány hívás, szórakozás.
A leghatékonyabb munkanapnak azt tekintik, amikor a jobb felső négyzet maximálisan kitöltődik - fontos, de nem sürgős ügyekkel. Ez azt jelenti, hogy van idő az összes kijelölt feladat elvégzésére, minden a tervek szerint halad, vészhelyzet nem várható. Ha a bal felső négyzet tele van, az azt jelenti, hogy sok feladatot elhalasztottak "későbbre", és most el kell takarítania a halmozott sürgős és nagyon fontos ügyeket. Ugyanakkor olyan dolgok halmozódnak fel, amelyek fontosak, de nem sürgősek, amelyeket szintén meg kell tenni, de erre nincs idő. A vészhelyzet befejezése után pedig kialakul a következő annak köszönhető, hogy a korábbi nem sürgős esetek már régen megközelítették végrehajtásuk határidejét.
Az események ilyen fejlõdésének megakadályozása érdekében rendszeresen, és nem csak munkanapon kell összeállítani az Eisenhower mátrixot. A leghatékonyabb vezetők ezt többször is megteszik. A hónap végén - a következő, a fő feladatok elosztása a cellák számára. A hét végén - a következő, az aktuális munka szétszórása a négyzeteken és a beállítások elvégzése. És a munkanap vége előtt - a következő, az elsődleges kérdések tervének elkészítése. A felelősségek ilyen elosztása öt-tíz percet vesz igénybe, és lehetővé teszi, hogy ne gyűjtse össze az agyát, hogy mely dolgokat kell először és melyiket - később.
Állandó ropogás - mit kell tenni?
Ha a dolgok összegyűlnek és felhalmozódnak, és a munkavállaló nyolc órája nem elegendő az összes feladat ellátásához, érdemes megfontolni a hatáskör átruházását. Talán túl sok olyan feladatot állítottak be, amelyekkel egy alkalmazott nem tud megbirkózni. Ezt a helyzetet érdemes tisztázni a vezetőség előtt. Ehhez tennivalók listáját kell összeállítania az alelemekkel - mit kell tennie a feladat végrehajtása érdekében. Még jobb, ha ütemezed a eltöltött időt. Ez egyértelműen megmutatja a főnöknek, hogy irreális nem teljesíteni egy ember teljes munkamennyiségét. Ebben az esetben a feladatok egy része eltávolítható a vezetőtől és áthelyezhető egy másik alkalmazottra.
