A mai kommunikáció elképzelhetetlen üzleti levelek nélkül. Az üzleti levelezés egy írásbeli párbeszéd, amely segíti a szervezeteket és az állampolgárokat életük és munkájuk legfontosabb kérdéseinek megoldásában. Az üzleti levelezés műfaja és tematikus köre változatos. A leggyakoribb levelek manapság a kérések. Alig lehet felsorolni az összes olyan helyzetet, amely ilyen levelek írásának szükségességét vonja maga után. Ugyanakkor vannak olyan sablonok, szabványok, amelyek megkönnyítik az összes kérés összeállítását.
Utasítás
1. lépés
Egyszerű helyzetben, ha a címzettet nem kell tájékoztatni a kérdés hátteréről, meg kell győzni a segítség szükségességéről, a kérést azonnal, röviden és világosan megfogalmazzák: „Kérdezem önt (mit tegyen és miért)”. „Költséges”, „összetett” kérelem esetén ésszerűen meg kell magyarázni a kérés okát: miért, minek kapcsán, milyen célból kér segítséget a levél írója.
2. lépés
A megkereső levél összetétele a következő:
- bevezetés (tényállások, események, amelyek alakították a helyzetet - ok az írásra);
- indoklás (azoknak a fő okoknak a magyarázata, amelyek felkéréssel a címzetthez fordultak)
- következtetés (maga a kérés).
Az egyszerű megkereső levél változata hasonló a jelentkezési laphoz (személyes vagy a csapat nevében). Ugyanakkor a kérelem nyilatkozata itt megfelelő:
- az első személytől (egyes szám) - "kérem" …
- az első személytől (többes szám) - "kérem" …
- harmadik személytől (egyes szám) - "Adminisztrációs kérelmek" …
- harmadik személytől (többes szám) - kollektív jelentéssel rendelkező főnevek sora.
3. lépés
A fellebbezés okának leírásakor a következő megfogalmazásokat használják: … kapcsán, figyelembe véve …, az eredmények alapján …, tekintettel az ellentmondásra … stb. …, annak elkerülése érdekében … Amikor a megkeresés alapjára hivatkozunk: a kormányrendelet szerint, a jegyzőkönyv szerint a velünk való kapcsolatfelvétel kapcsán, a korábban megkötött megállapodásnak megfelelően, a mi telefonos beszélgetés, szóbeli megállapodás alapján stb.
