Jelenleg egyetlen komoly vállalkozás sem nélkülözheti üzleti levelezést, ezért készségeinek elsajátítása rendkívül fontos a modern társadalomban. Sőt, ezekre a készségekre nemcsak a tulajdonosok, hanem a hétköznapi alkalmazottak számára is szükség van, akik levelezhetnek a társaság partnereivel.
Utasítás
1. lépés
Fókuszáljon a levelezés céljára, és ragaszkodjon hozzá a levélben. Ehhez először is meg kell érteni, hogy minden kommunikáció a beszélgetőpartner vagy meggyőződésének tájékoztatására törekszik. Egy adott helyzettől függően a hangsúly egy oldalra helyezhető.
2. lépés
Hozzon létre pozitív üzleti képet a beszélgetőtárs szemében. Ezt a lépést semmi esetre sem szabad elhanyagolni vagy gondatlansággal kezelni, mivel a levél feladójával szemben kialakult hozzáállás - akár felületes olvasás után is - sokáig megmarad a címzett emlékezetében. A levél üzleti arculatát hat fő szempont befolyásolja, például: a levél tárgyának helyes megválasztása, a levélre adott válaszidő, a helyes személyes vonzerő, hála kifejezése a levél elolvasásáért, a levél befejezése pozitív feljegyzés és a feladó helyes aláírása.
3. lépés
A levélben formáljon hűséges ügyfél hozzáállást önmagához vagy cégéhez. A marketingszakemberek szerint a vállalat nyereségének mintegy 80% -a törzsvásárlóiból származik, ezért igényeiket különös gonddal kell kezelni. A törzsvásárlók hűségének növelése érdekében ellenőriznie kell a levél következő három pontját: figyeljen az ügyfél igényeire, használja a címzett szókincsét a levél szövegében és engedelmeskedjen a címzett logikájának. Csak azáltal, hogy közelebb kerül az ügyfélhez, a feladó teljes mértékben képes kielégíteni kívánságait.
4. lépés
Ossza be a levelet szemantikai komponensekre. Ebben az esetben meggyőzőbben fog hangzani a címzett számára. Három ilyen összetevő van: információ arról, hogy a feladó mit kínál, világos üzenet arról, hogy a címzett milyen előnyökkel jár, és meggyőző érvek a levél főbb pontjainak bizonyítására.
5. lépés
Szerelje fel a mondatokat úgy, hogy egyértelműen megfeleljenek annak a nyelvnek a normáinak, amelyre írták. Ez a helyesírási jellemző befolyásolja a személy információs felfogását. Rendezze a mondat tagjait az adott nyelv legegyszerűbb elfogadott sorrendjébe. Maguknak a mondatoknak tömörnek és könnyen érthetőnek kell lenniük. Helyezzen további szóközöket a bekezdések közé, hogy az olvasó könnyebben megértse az információkat.
