A médiával való interakció egysége nem mindig szerepel a szervezet szervezeti felépítésében. A médiatérben való munka készsége a szervezet fejlődésével jár. Ilyen esetekben a bérelt sajtótitkárnak a semmiből kell megszerveznie a sajtószolgálatot, és meg kell határoznia annak szisztematikus munkáját.
Ha a szervezet még soha nem dolgozott a média területén, a sajtószolgálat újonnan felvett kurátorának komoly képzéseken kell átesnie a következő területeken:
- a legfontosabb hangszórók kiválasztása;
- a strukturális egységekkel való munka létrehozása a médiában való közzétételre alkalmas információk biztosítása érdekében;
- a sajtószolgálat technikai felszerelése és az első médiaterv
A menedzsmenttől a médiáig
A kijelölt pontok mindegyikének megvalósítása jelentős időt vehet igénybe. Ha azonban prioritásokról beszélünk, akkor a fő szempont a szervezet kulcsfontosságú előadóinak keresése kell, hogy legyen. Ahhoz, hogy a médiát vonzza, és hogy ne csak hirdetőt lásson a szervezetben, hanem informátort is, szükség lesz a szervezet vezetőivel való együttműködésre. Közülük - a főigazgató, a képviselõi hivatal, az osztályok vezetõi és a területek osztályai. Ezeknek az embereknek világosan meg kell érteniük a médiával való kommunikáció szükségességét, meg kell érteniük az egyes megjegyzések és a szisztematikus munka fontosságát ezen a területen általában.
Az újságírókkal való kommunikáció során a beszélő gyakran még a médiaaktivitás iránt is leginkább kínosnak és kínosnak érzi magát. Ezeknek az akadályoknak a megszüntetése a sajtószolgálat kurátorának feladata. Ezt úgy lehet megtenni, hogy bemutatunk egy sajtódossziét a már ismert médiaszereplők legjobb nyilvános megjelenésének példáival.
Belső informátorok
A menedzsment mellett az összes részleg- és osztályvezetőt tájékoztatni kell a vállalat médiacéljairól és célkitűzéseiről. Jobb ezt a következő ülésen megtenni, amelynek során a vezetésnek azt a feladatot kell kitűznie, hogy teljes körű tájékoztatást nyújtson a sajtószolgálatnak. A csapat minden tagjának meg kell értenie, hogy ez a felelősség nem a sajtótitkár szeszélye, hanem a menedzsment új stratégiai feladata.
Az osztályokkal való produktív interakció kialakításához meg kell várni az információk megadására várva, hogy belülről megpróbáljanak elmerülni munkájukban. Ebben segítenek az osztályok negyedéves jelentései, a vezetőséggel és a közvetlen végrehajtókkal folytatott kommunikáció. A sajtószolgálat hatékony munkájának egyik kulcsa, hogy mindenkivel barátok vagyunk, és nyitott az új információkra.
A vállalat egyes szegmenseivel való munka során nehéz lehet folyamatos információt szolgáltatni. Gyakran ez annak köszönhető, hogy a tanszék szakemberei közvetlenül a munkába tartoznak. Nem eredményes elrejteni a neheztelést, hogy a kollégák a vállalat tájékoztatási feladatait a fő felelősség alatt tartják. Ezért érdemes felvetni az információk benyújtására vonatkozó belső szabályozás megalkotásának kérdését bizonyos gyakorisággal. És hogy a belső vállalati kapcsolatok ne szenvedjenek ettől, a sajtótitkárnak közvetlenül fel kell vennie a kapcsolatot az osztályvezetéssel azzal a kéréssel, hogy közvetlen hozzáférést biztosítson az információkhoz annak feldolgozásához, hogy ne terhelje túl az osztály dolgozóit. A vezetők általában üdvözlik ezeket a kezdeményezéseket.
Az első lépés a nyilvánosság felé
A belső előkészítés befejezése után megkezdődik a nyilvános szint elérésének szakasza. Ehhez meg kell vizsgálni a tömegtájékoztatási eszközöket, amelyek potenciálisan médiaplatformokká válhatnak a vállalattal kapcsolatos információk közzétételéhez. A stratégiai célkitűzésektől függően a sajtótitkár nem korlátozódhat speciális kiadványokra. A potenciális információs partnerek között nyugodtan szerepelhet helyi, regionális és szövetségi szintű hírügynökségek, televízió, rádió stb.
Ne becsülje alá azokat a platformokat, amelyek ugyan nem rendelkeznek média státussal, de hatékonyságukban gyakran felülmúlják információs kollégáikat. Ezek bloggerek, csoportok és közösségek a közösségi hálózatokon, információs oldalakon stb.
Nem lesz felesleges gondolkodni a társaság tevékenységéről a közösségi hálózatokon közvetítők nélkül. Senki sem képes jobban megbirkózni ezzel a feladattal, mint egy sajtóközpont, amely kívül-belül ismeri a vállalat munkáját.
Az előkészítő munkával párhuzamosan a sajtótitkárnak össze kell állítania a munkához szükséges technikai eszközök listáját. A szokásos irodai kellékek mellett ez egy kamera, hangrögzítő, merevlemezek az anyagok tárolásához.
Az első médiatervet - a vállalat közeli jövőbeli publikációs stratégiáját - azzal a várakozással kell elkészíteni, hogy a média ódzkodik a korábban ismeretlen forrásból származó információktól. Ez eleinte nagyszámú publikációt magyaráz meg kereskedelmi alapon. A vég részleteiről egyeztetni kell a felső vezetéssel.
