A legtöbb szervezet évtizedekig tárolja a dokumentumokat. Az értékpapírok eltévedésének vagy gyűrődésének megakadályozása érdekében reszeljen műanyag vagy farostlemez mappákba. Mielőtt ezt megtenné, mindenképpen rendelje hozzá a saját számát az egyes szerződésekhez. Ez megkönnyíti a megkeresést, ha szükséges.
Utasítás
1. lépés
A megfelelő szerződés egyszerű megtalálásához készítsen könyvelési könyvet. Vegyünk egy vastag négyzet alakú jegyzetfüzetet. Számozza meg az első lapot. Adja meg az értékpapír számát, és írja le ebbe a naplóba. A szám csak számokból állhat, például 345. Vagy betűkkel - 123-ID. Ezen felül írja be a szerződés megkötésének dátumát. A folyóirat sorának így kell kinéznie: 1. 345-Id számú szerződés, 2011.03.23. A megjegyzésekben tüntesse fel a tranzakció lényegét, ha a vállalati dokumentációs stílus megköveteli.
2. lépés
Ha egynél több jogi személy van a szervezetben, készítsen mindegyikhez saját szerződési naplót. Használjon hagyományos szimbólumokat a megjelöléshez. Például írja le az LLC "Three Bears" dokumentumait 456-TM néven. És jelölje meg a OJSC "Farkas és Piroska" című 876-VKSH szerződését. A számoknak a füzetekbe kerülnek annak érdekében, hogy ne legyen zavar.
3. lépés
Még akkor is, ha a társaság minden részlege a dokumentumok végrehajtásával és jóváhagyásával foglalkozik, egy könyvnek kell lennie a szerződések könyveléséről. Ellenkező esetben a dokumentumok száma megismétlődik, ami ellentmondást okoz a vállalat tevékenységében. Utasítsa a titkárt vagy az irodavezetőt, hogy vezesse ezt a naplót. Ne adjon az alkalmazottaknak pecsétet vagy aláírást a vezérigazgatóval, amíg azonosító számot nem rendeltek hozzá.
