A találkozó a meghatalmazott képviselők, vezető szakemberek és munkacsoport szűk körének találkozója, amelynek feladata a sürgős kérdések megoldása. Ez egy miniatűr értekezlet, ezért az ülésnek megvannak a maga elnöke - az a személy, aki vezeti.
Utasítás
1. lépés
Az értekezletet megtervezett módon, jóváhagyott rendszerességgel, vagy spontán módon, a felhalmozott aktuális kérdések vagy a bohózat-majeure körülmények megoldására lehet megtartani. Az ülést mindenesetre egy erre a posztra hivatalosan kinevezett tisztviselő vezeti. Valójában az értekezlet annak érdekében zajlik, hogy a szakemberek lehetőséget kapjanak arra, hogy véleményt nyilvánítsanak egy adott kérdésben, és kollégiumi döntést hozzanak.
2. lépés
Tájékoztatni kell mindazokat, akiknek jelen kell lenniük az ülésen, annak napirendjét: a témát és a vitát igénylő kérdések felsorolását, valamint az ülés időpontját és helyét. Ez történhet telefonos üzenetekkel vagy jogi értesítésekkel. Általános szabályként meghatározzák az értekezletek résztvevőinek összetételét, akik felhatalmazást kapnak bizonyos kérdések kezelésére. Ezért az ülésen határozatképességnek kell lennie, amely biztosítja a rajta meghozott döntések jogszerűségét. A találkozó megkezdése előtt ki kell tölteni a résztvevők regisztrációs listáját. Ha határozatképes, akkor az ülést meg lehet kezdeni.
3. lépés
Az értekezlet moderátorának meg kell nyitnia egy bevezető beszéddel, megjelölve a témát és felsorolva a megoldandó kérdéseket, és lezárva az ülést, összefoglalva annak eredményét. Joga az, hogy átadja a szót a következő felszólalónak, kérdéseket tesz fel szavazásra és kihirdeti a meghozott döntéseket. Köteles az ülés lebonyolítása során is rendet tartani, és annak lebonyolításának rendje alapján parancsokat kiadni.
4. lépés
A műsorvezető vitathatatlan joga a megszólalni vágyók felvételének megszüntetése is, korlátozva beszédük idejét és az ugyanazon kérdésben tett nyilatkozatok számát. Az ülés rendjének és szabályainak megsértése esetén a moderátor megszakíthatja vagy lezárhatja a vitát, és bezárhatja vagy felfüggesztheti az ülést.
5. lépés
A megbeszélés során a moderátornak biztosítania kell a protokoll kitöltését, amelyet ennek a vezetői tevékenységnek a során és eredményei alapján készítenek el. A jegyzőkönyv célja a kérdések és a meghozott döntések kollegiális tárgyalásának dokumentálása és formalizálása.
