Néha azok, akik üzleti kommunikációra használják a leveleket, felteszik maguknak a kérdést, hogy bármilyen módon befolyásolható-e a címzett döntése. Vannak, akik szerint ez lehetetlen; mások igennel válaszolnak a kérdésre. Kinek van igaza? Az üzleti levelezés nagyon kényes munka. A levél kitöltése után tiszteletet kell tanúsítania a címzett iránt, helyesnek és nem feltűnőnek lennie! Papíron keresztül befolyásolhatja az embert, de ehhez be kell tartania néhány szabályt.
Pszichológiai kapcsolat kialakítása
Az üzleti levelezésben a pszichológiai kapcsolat nagyon fontos, mert ennek hiányában az együttműködés szinte lehetetlen. A címzettet mindenképpen a "Kedves" szóval kell megszólítani. A fejlécben soha ne rövidítsen szavakat. Vagyis, ha nem ismeri jól az illetőt, akkor a következőképpen pályázhat: "Kedves Petrov úr", és nem az "Uv. Petrov úr ".
Ha korábban találkozott valakivel, és beszélt néhány olyan témáról, amely a munkájához kapcsolódik, mindenképpen használja ezt a tényt a bevezetőben. Ha nem ismeri a címzettet, érdeklődjön a cégével kapcsolatban.
Példa egy bevezetésre.
1. Kedves Petr Petrovich! Az Angara étteremben idén október 12-én tartott üzleti találkozón a kisvállalkozások befektetésének témáját vitattuk meg.
2. Kedves Petrov úr! Megtudtuk, hogy cége vezető szerepet tölt be az irkutszki régióban a szalagfűrészek gyártásában. Cégünk fűrészüzemek gyártásával foglalkozik. Szeretnénk a jövőben együttműködni veled.
Ha tudomására jut, hogy a szervezet vezetője nagyon aggódik hírneve miatt, és partnereket keres, akkor tanácsot kérhet tőle. Egy ilyen ember örömmel vállalja, hogy segít, mert befolyásolhatja a vállalat hírnevét. Nagyon kényelmes együttmûködni egy ilyen szervezettel, mert a menedzser megpróbálja teljesíteni a szerzõdés összes feltételét, hogy ne szerezzen negatív kritikákat.
Érvek és tények keresése
Meg kell találnia az érveket, hogy meggyőzze az ügyfelet arról, hogy igaza van. Közepesek, erősek és legerősebbek. A pszichológusok azt tanácsolják, hogy betűkészítéskor tartsák be a következő sorrendet: erős - közepes - legerősebb.
Az erősek a következő érveket tartalmazzák:
- Az előadás a szalagfűrészek gyártására szolgáló berendezések legújabb fejleményeit mutatja be.
- A felajánlott berendezések ára 30% -kal alacsonyabb lesz a piaci árnál.
Az átlagos tények a következők:
- Az előadás résztvevőinek lehetőségük lesz megtekinteni az új berendezéseket működés közben, valamint tanácsot kaphatnak az eszközök működésével kapcsolatban.
- A felajánlott berendezésekre vonatkozó garancia 2 évvel nő.
Az erősek a következő érveket tartalmazzák:
- A bemutató végén egy promócióra kerül sor, amelynek résztvevői a felszerelés vásárlásakor a másodikat teljesen ingyen kaphatják meg.
A címzett problémájának megkeresése
Mielőtt valamit javasolna, próbáljon meg olyan okot találni, amely arra késztetheti az olvasót, hogy használja az Ön szolgáltatásait, vagy vásároljon tőled egy terméket. Például teherszállítási szolgáltatást kínál. Gondosan tanulmányozza a címzett munkáját, azonosítsa elégedetlenségét. Ehhez küldhet "kém" -t. Megtudhatja azt is, hogy melyik céget használja. Ezután keresse meg a teherfuvarozást végző szervezet negatív vonatkozásait. Próbáljon azonosítani egy problémát, amely felmerülhet egy harmadik féllel való együttműködés során.
Ha jobb felszerelést kínál, mint amit a címzett használ, mindenképpen írjon róla a levélben, utalva arra a tényre, hogy készülékeivel drámai módon megnő a gyártás volumene.
Gondolatok megfogalmazása
Próbáld meg helyesen megfogalmazni a gondolataidat. Például a pszichológusok azt tanácsolják, hogy az üzleti levelezés során ne használják a "nem" és "sem" részecskét.
Példa.
Helytelen mondat: október 12-én nem ártana meglátogatni kiállításunkat.
Helyes mondat: október 12-én örömmel látjuk a kiállításunkon.
Levél tervezés
A címzett cégéhez való hozzáállása a kimenő levelezés kialakításától függ. Az üzleti levelezés vállalati levélpapír használatát foglalja magában. Nem szabad kísérleteznie a betűtípussal és a méretével, jobb választani a szabványokat, azaz a Times New Roman betűtípust és a 12. méretet. Bár ezek apróságok, de pszichológiai szinten nagy hatással van az emberre!
