Egy kezdő jegyző számára a beérkező levelezés megtervezése erőpróba lehet. Amint azonban a folyamat egyszerű és érthető lépésekre bomlik, a munkanap feltűnő részévé válik.
Utasítás
1. lépés
A szervezet által beérkezett összes dokumentumot ugyanazon a napon kell nyilvántartásba venni, függetlenül attól, hogy hogyan kerültek oda (e-mailben, futárral, faxon stb.). Az e-maileket ki kell nyomtatni, a telefonos üzeneteket rögzíteni kell.
2. lépés
A napló 1. oszlopa mutatja az egyes dokumentumok beérkezésének dátumát. 2. oszlop - regisztrációs száma. A számot az átvétel sorrendjében adják meg, minden naptári évnek egy kezdődik. Ezután minden kézbesített dokumentumot ellenőriznek: helyesen kézbesítették-e, a csomag sértetlen-e. Ha nincs jelölve "személyesen", akkor a borítékot vagy a táskát kinyitják, és a tartalmát ellenőrzik. Ha van leltár, ellenőrzik. Ha a megadott dokumentumok egy része hiányzik, ki kell dolgoznia egy megfelelő aktust, és feljegyzést kell tennie a bejövő levelezés naplójába a "Megjegyzések" részben. A mellékletekkel ellátott lapok számát a 3. oszlop tartalmazza.
3. lépés
A levelezés típusát a 4. oszlop írja be. Ez lehet kérés, egyeztetési jelentés, levél, igazolás, távirat, értesítés stb. A következő két oszlop a levél feladóját és kimenő számát jelöli.
4. lépés
A szállítás összegzését a 7. oszlopban kell feltüntetni. Például: „Igazolás nyújtásáról AA Ivanov adósságáról. bank "vagy" VV Sidorova fizetésének újraszámítására vonatkozó kérelem ".
5. lépés
Ezután a levelezést átadják a címzetteknek, majd a határozat kézhezvétele után a 8. oszlopba kerül, feltüntetve a következő két végrehajtót és a dokumentum végrehajtásának határidejét. A Megjegyzések jelzik, hogy a dokumentumot végrehajtották, és hol iktatták be.
