Sok szervezetnek szigorú követelményei vannak a dokumentumok rendezésére és az archívumok létrehozására. Biztosítani kell az esetek biztonságát és el kell különíteni őket a kíváncsiskodó szemektől. A cég bármely hivatalnokának képesnek kell lennie a fájlok flashelésére, és ezt gondosan és rendkívül pontosan kell elvégeznie.
Szükséges
- - Munkaköri leírás
- - Levélpapír vagy könyvkötő gép
- - Zsineg vagy erős cérna
- - Varrótű
- - Írószer-ragasztó
- - Fehér papír
- - Olló
- - Vonalzó
- - Toll
- - Tömítés (tömítőviasz, ha szükséges)
Utasítás
1. lépés
A munkaköri leírásnak megfelelően át kell villantania az eseteket. Mindenesetre ezt a munkát minden vállalatnál általános elvek szerint végzik. Először meg kell soroznia az egyes dokumentumokat. Ne felejtse el eltávolítani az összes papírkapcsot, fémkapcsot és biztonsági csapokat a papírokról.
2. lépés
Kezdje el a tok varrását, hogy a lapok szabadon olvashatók legyenek. Ehhez készítsen négy függőleges lyukat egy irodai ággyal a dokumentumok bal margójának közepén. A furatok közötti távolságnak legalább három centiméternek kell lennie. Kényelmes egy speciális asztali gépet használni az A-4 dokumentumok varrásához és összeragasztásához. Segítségével nem lesz nehéz létrehozni a szükséges mappákat - azonnal átfúrhat egy 10 cm vastag papírköteget.
3. lépés
A dokumentumok fűzéséhez használjon speciális varrótűt, valamint bankfonalat vagy erős nejlonszálakat. Végső megoldásként többször is összehajtogathatja a hétköznapi szálakat. Általában a dokumentumokat kétszer egymás után varrják, hogy a lapok biztonságosabbak legyenek. Ez különösen fontos, ha az ügyet örök archívumra készítik elő.
4. lépés
Hagyja a laza végeket a cérnánál vagy a zsinórnál kb. 6 cm-rel, majd az utolsó dokumentum rossz oldalán lévő középső lyukon keresztül kell őket behúzni, és szorosan egy csomóba kell kötni.
5. lépés
A csomót és a szálak végét körkörös (kb. 4 cm átmérőjű) vagy négyzet alakú (4–5 cm) ragasztóval ragasztjuk fel. Az ábrát vastag fehér papírból kell kivágni.
6. lépés
Helyezze a pecsétet úgy, hogy az részben átfedje a papírcímkét, és az egyik éle átfedje a kapcsos tok utolsó lapját. Ezt a helyet tömítőviasszal is kitöltheti.
7. lépés
Várjon, amíg a ragasztó teljesen megszárad. Ezután közvetlenül a pecsét alatt tüntesse fel a fájlok számát és tegye a tisztviselő aláírását. Adjon hozzá egy jóváhagyó levelet és adja meg a jóváhagyás dátumát. A dokumentumok másolatait több lapról is benyújtják, miközben alá kell írni egy pecsétet, amelyen szerepel az aláírás, a dátum és a "Másolat helyes" felirat.
8. lépés
Az ideiglenes tárolás esetét papírkötésbe, az állandó archívum dokumentumait keménykötésűbe fűzze. Jelezze a varrott tokon a határidőket.
