Különböző intézmények kidolgozták saját követelményeiket a szöveg kialakítására, de vannak olyan alapszabályok, amelyek mindenki számára közösek. Az oktatási intézményekben használják oklevél és egyéb művek írásakor, valamint hivatalos dokumentumok készítésekor.
A hivatalos dokumentumokban jobb használni a szabványos betűtípust és méretet (Times New Roman vagy Arial, méret - 14).
A szóközök lényegtelennek tűnnek, de ha a megfelelő helyeken vannak, a szöveg szebben néz ki, és a jelentés is világosabb. Ne használjon szóközt pontok, vesszők és egyéb írásjelek előtt. De biztos, hogy utánuk kerülnek.
Használjon szóközt egy számjegy elválasztásához bármely mértékegységtől, legyen az tonna, centiméter, százalékjel (%) vagy fokjel.
A kötőjel és a kötőjel gyakran összekeveredik. Szóval kötőjel (rövid jel, mínusz) kerül két szám közé (például 2-3), valamint egy szó részének elválasztásakor (bármelyik miatt). A jel és a kötőjel közötti szóközöket soha nem használják.
A kötőjel (hosszú) egy mondat szavai közé kerül, például az "ez" szó elé vagy helyett. A kötőjelet szóközök választják el a szavaktól.
Vannak gyakori szavak rövidítései, például cm, km, kg stb. Az utánuk lévő pontokat természetesen nem kell feltüntetni, ha ezzel még nem ért véget a mondat.
A dokumentumok bal oldalán lévő margóknak nagyobbaknak kell lenniük, mint a többi, mert a bal oldalon találhatók a dokumentumok egy mappába.
A piros vonal behúzása és az elválasztás nem mindig szükséges, de velük együtt a szöveg szebbnek és ügyesebbnek fog kinézni, könnyebben el lehet navigálni benne.
Jobb, ha a fejléceket félkövér vagy nagybetűvel állítja be, ez szintén vonzóvá teszi a dokumentumot.
