A vállalkozás elsődleges könyvelési dokumentációja információkat tartalmaz az összes üzleti tranzakcióról, a pénz mozgásáról, a bérek kiszámításáról és kifizetéséről, valamint az adók befizetéséről. Ezen dokumentumok alapján nyilvántartást vezetnek, ezért akár egy dokumentum elvesztése is torzítja a pénzügyi kimutatásokat és törvénysértést jelent. Az Art. A számvitelről szóló törvény 17. cikke értelmében a vállalkozásoknak önállóan kell biztosítaniuk a számviteli dokumentumok biztonságát.
Utasítás
1. lépés
A törvény meghatározza az elsődleges könyvelési dokumentumok tárolási idejét 5 évre, míg az Orosz Föderáció adótörvénykönyve 4 évre korlátozza a tárolási időt. A közigazgatási szabálysértési törvénykönyvben (15.11. Cikk) előírt szankciók elkerülése érdekében továbbra is be kell tartania a törvényben előírt hosszabb határidőket. Ezenkívül létezik egy lista, amelyet Rosarkhiv 2000. október 6-i végzésével hagytak jóvá. Eszerint a tárolási időtartamot az egyes dokumentumok típusának megfelelően kell meghatározni.
2. lépés
Rendeléssel állapítsa meg az elsődleges számviteli dokumentáció tárolási időtartamát, figyelembe véve a törvény rendelkezéseit és a lista által megállapított előírásokat. A sorrendben határozza meg, hogy a tárolási időt melyik pillanattól kell kiszámítani. Általánosságban elmondható, hogy a dokumentumok tárolási időszakának kezdete az azt az évet követő év január 1-je, amelyben a dokumentum irodai munkával befejeződött. A beszerzési könyv és az értékesítési könyv esetében állítsa be a tárolási időszak kezdetét az utolsó bejegyzés dátumától (az Orosz Föderáció kormányának 2000. december 2-i rendeletével jóváhagyott szabályok 15. és 27. pontja). 914).
3. lépés
Rendeljen külön szobát a számviteli dokumentumok számára, amelyet tűzálló szekrényekkel és speciális széffel kell felszerelni. A széfek szigorú jelentési formák tárolására szolgálnak, emellett tárolhatják azokat a papírokat és dokumentumokat, amelyeken "Üzleti titok" van. Rendeléssel határozza meg az ezen széfekhez való hozzáférés, a főkönyvelő által felhatalmazott felelős személyek, valamint az elsődleges dokumentumok tárolóból történő kiadásának eljárását.
4. lépés
Abban az esetben, ha a vállalkozás elég nagy és sok dokumentum van, szervezzen egy speciális archívumot. Állandó (örök) és hosszú távú (10 évnél hosszabb) tárolásra szánt papírok átadására kell használni. Tárolja az összes egyéb könyvelési bizonylatot, legfeljebb 10 éves tárolási idővel, egy speciális helyiségben, amíg meg nem semmisítik.
