Az irodában lévő titkár diszpécser funkciókat is ellát. Rajta keresztül zajlik az elsődleges kapcsolattartás és a hivatalos telefonos kommunikáció. Az első benyomás a cégéről, amelyet az a személy kap, aki kapcsolatba lép Önnel, attól függ, hogy a titkárnő mennyire hozzáértően és szakszerűen kommunikál telefonon. Ezért a hívások megválaszolása érdekében a titkárnak ismernie kell az üzleti etikettet.
Utasítás
1. lépés
Mindig irányítsd érzelmeidet és hangulatodat. Nem számít, milyen szórakoztató vagy szomorú vagy, de felveszed a telefont, diszkrétnek és üzletszerűnek kell lenned. Hangnemének egyenletesnek, nyugodtnak és jóindulatúnak kell lennie. Ha siet a közeledéshez, és nincs levegője, vegyen egy pár mély lélegzetet és kilégzést, mielőtt elmondja az üdvözletet, hogy a légzése normalizálódjon.
2. lépés
Amikor hívást fogad, mindig először kezdje el a beszélgetést, anélkül, hogy megvárná, amit a kézibeszélő másik vége mond. Ennek szokásos bevezetésnek és üdvözletnek kell lennie. Köszönj, és nevezd meg azt a céget, akit beszélgetőpartnere hívott. Abban az esetben, ha nem mutatkozott be, kérjen bocsánatot, kérdezze meg, kivel beszél.
3. lépés
Ismerje meg azokat a problémákat és funkciókat, amelyeket a vállalat részlegei hajtanak végre, és amelyeket speciális szakemberek oldanak meg az ügyfelek és ügyfelek bejövő hívásainak megfelelő továbbítása érdekében. Hívás átadásakor mondja el annak a szakembernek a nevét és vezetéknevét, akivel telefonos beszélgetőpartnerét kapcsolja. Annak az alkalmazottnak, akinek hívását váltotta, mondja el a hívó nevét és azt a kérdést, amelyre jelentkezett. Nem szabad vállalnia a tanácsadó funkcióit, még akkor is, ha jól tudja csinálni, hagyja, hogy az illető megoldja a problémákat azokkal a szakemberekkel, akik erre fel vannak jogosítva.
4. lépés
Háttérinformációt adhat, ha ilyen kérdések merülnek fel: cégének teljes neve, vezetékneve, az igazgató, helyettesei és osztályvezetőinek keresztneve és keresztneve, irodai címe. Készítsen és egyeztessen az igazgatóval külön listát azokról a személyekről, akik számára mindig szabad lesz.
5. lépés
Ügyeljen a hívásnapló vezetésére. Írjon le mindent, amit közvetíteni kér, ne hagyatkozzon az emlékezetre, hogy ne felejtsen el semmi fontosat. Minden információt közölni kell azzal, akinek szánták. Adja meg a cég nevét vagy a hívó személy vezeték- és keresztnevét, írja fel a visszahívható telefonszámot, a hívás dátumát és idejét.
