Ha túl sok dokumentum van felhalmozva, és egy halomban vannak, akkor nehéz lehet kitalálni, hogy melyik mire vonatkozik. A megfelelő dokumentum megtalálása még nehezebb. A probléma megoldásához rendszereznie kell a dokumentumait. A leírt módszer nemcsak a dokumentumok papíron történő rendezésére alkalmas, hanem az elektronikus formátumú dokumentumokra is, természetesen kisebb feltételezésekkel.
Utasítás
1. lépés
A dokumentumok rendezése egyszerű, még akkor is, ha túl sok van belőlük. Olvassa el az összes rendelkezésre álló dokumentumot, és készítsen egy listát azokról a kategóriákról, amelyek alapján rendezni fogja őket. Határozza meg, hogy vannak-e alkategóriák ebben a listában. Például a szerződések általános kategóriájában meg lehet különböztetni az árubeszerzésre, a szolgáltatásnyújtásra vonatkozó szerződéseket. A megrendelések közül emelje ki a vállalat tevékenységével kapcsolatos általános megrendeléseket és a személyi megrendeléseket.
2. lépés
Miután elkészült a kategóriák listája, határozza meg, hogyan és hová helyezze el a dokumentumokat. Egyezzen meg a vezetőséggel az irodai kellékek (mappák, fájlok, színes matricák) beszerzésének költségeiről, mert a dokumentumok rendezése és terjesztése kellemesebb, ha nem kell a régi omladozó mappákkal babrálni.
3. lépés
Rendezze az elérhető dokumentumokat az összeállított lista szerint. Helyezze őket külön verembe. Ha szükséges, írjon rájuk ceruzával vagy ragasszon matricát (nehogy összezavarodjon a válogatás során).
4. lépés
Értékelje, hogy egy kategóriába (alkategóriába) tartozó dokumentumok elférnek-e a mappában, és reszelje őket. Jobb, ha a dokumentumokat az elkészítésük dátumának megfelelően rendezi. Általános szabály, hogy a mindennapi munkában a dokumentumokat az elkészítésükkor iktatják, a legfrissebb dokumentumokkal a tetején. Az esetek archívumba történő áthelyezésekor a sorrend megváltozik (fent a legkorábbi dokumentum, alul - legkésőbb a létrehozás dátumáig).
5. lépés
Ha különböző évek dokumentumait ugyanazon mappába iktatja, akkor vizuálisan különítsen el egy évet a másiktól színes matricával vagy nagyobb lappal. Az ilyen könyvjelzők sokkal könnyebben megtalálják a kívánt dokumentumot a jövőben.
6. lépés
Készítsen mellékletet a következő dokumentumhoz.
7. lépés
Szükség esetén készítsen nyilvántartást az összes mappáról, amelyben dokumentumok találhatók, feltüntetve az egyes mappák tartalmát, létrehozásának és a karbantartás végének dátumát, a tárolási helyet stb. Rendezze úgy a mappákat, hogy kényelmes legyen használni őket, és ne kelljen egy csomó hulladékpapíron keresztül "áttörnie" őket.
