A munkafüzetek kitöltésének szabályait egy speciális utasítás rögzíti, amelyet az Orosz Föderáció Munkaügyi Minisztériumának 2003. október 10-i 69. sz. Rendelete hagyott jóvá. A legtöbb kérdés a személyzeti tisztviselők körében általában az alkalmazottra, az általa végzett munkára és az elbocsátásokra vonatkozó információk kitöltését okozza.
A munkafüzet kitöltésére vonatkozó szabályok betartása garantálja a munkavállalók munka- és nyugdíjjogosultságainak betartását, valamint a munkáltatóval fennálló viták hiányát. A vonatkozó szabályokat az Orosz Föderáció Munkaügyi Minisztériumának külön utasításai rögzítik, amelyet minden szervezetnek, egyéni vállalkozónak és más munkaadónak be kell tartania. Tehát az alkalmazottakra vonatkozó információk kitöltésekor meg kell adnia teljes vezetéknevét, keresztnevét, családnevét, születési dátumát, iskolai végzettségét, szakmáját, specialitását. A vonatkozó információkat útlevél, bizonyos végzettség meglétét igazoló dokumentumok, képesítések alapján kell rögzíteni. A nyilvántartás helyességét maga az alkalmazott, valamint az ilyen dokumentumok fenntartásáért felelős személyzeti tisztviselő aláírásával igazolja.
Az elvégzett munkával kapcsolatos információk helyes rögzítése
A "Munkahelyi információk" szakasz 3. oszlopának tartalmaznia kell annak a szervezetnek a teljes nevét, amelybe a munkavállalót felvették, valamint annak rövidített megnevezését, ha van ilyen. Ebben a bejegyzésben a megfelelő sorszám bélyegzésével tájékoztatást adnak a munkavállaló elfogadásáról egy adott szerkezeti egységben, megjelölve a beosztást (szakma, szakterület), valamint hivatkozva egy adott megrendelésre, a munkáltató megrendelésére, amely alapján a foglalkoztatást végzik. Ugyanebben a szakaszban a következő sorszámok alatt rögzítik a kategória, kategória munkavállalóhoz való hozzárendelésének adatait, elvégzik a szükséges változtatásokat (például a szervezet átnevezésével kapcsolatban).
Az elbocsátással kapcsolatos információk helyes rögzítése
A legnagyobb nehézséget és felelősséget a felmondási nyilvántartások beírása jellemzi, amelyeket szintén a "Munkainformációk" részben kell rögzíteni. E szakasz első oszlopában a nyilvántartás számát, a másodikban - a munkaszerződés felmondásának időpontját, a harmadikban - a munkavállaló elbocsátásának okát, a negyedikben - a munkavállaló nevét és részleteit rögzítik. dokumentum, amely alapján a vonatkozó információkat bevezették (munkáltatói megrendelés). Ugyanakkor a szerződés felmondásának okának kitöltéséhez mellékelni kell a vonatkozó alap szöveges leírását és egy linket az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének egy konkrét cikkéhez, záradékához. Tehát a szerződés szabad akaratából történő felmondása esetén a harmadik oszlop a következő bejegyzéssel történik: „Saját kérésére bocsátották meg, az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 77. cikkének (3) bekezdése”.
