Azokat a dokumentumokat, amelyek bizonyos entitásoktól származnak és minden szükséges adattal rendelkeznek, hivatalosnak ismerünk el. Ugyanakkor a jogelméletben többféle megközelítés létezik a hivatalos dokumentum meghatározásához.
A hivatalos okirat jeleinek meghatározása nagy jelentőséggel bír a büntetőjog ága szempontjából, mivel az Orosz Föderáció Büntető Törvénykönyvében szerepelnek e fogalommal összefüggő bűncselekmények. A büntetőjog elméletében két fő megközelítést alkalmaznak a "hivatalos dokumentum" kifejezés megfejtésére.
Az első megközelítést szűknek tekintik, és a hivatalos dokumentumokat összekapcsolja származási forrásaikkal. Ennek az elméletnek megfelelően csak azok a dokumentumok lehetnek hivatalosak, amelyek állami, önkormányzati szervektől származnak. Napjainkban népszerűbb az a tág megközelítés, amely szerint a hivatalos dokumentumok származhatnak az állami, a kereskedelmi vagy akár a magánszférából, vagyis nem számít származásuk forrása.
Megfelelő regisztráció és tanúsítás
A hivatalos dokumentum egyik fő jellemzője a helyes kivitelezés és hitelesítés. Ha a dokumentumok feldolgozásának bizonyos szabályait szabályozó jogi aktusok írják elő, akkor a hivatalos dokumentumnak meg kell felelnie azoknak (például a dokumentumok közjegyzői nyilatkozatának szabályai, a meghatalmazások kiadásának szabályai).
Ha nincsenek külön szabályok, akkor ahhoz, hogy a dokumentumot hivatalosnak ismerjék el, elegendő megfelelni a nyilvántartásba vételének általános követelményeinek. Ezek a követelmények általában azt a feltételt tartalmazzák, hogy minden szükséges adat szerepeljen (pecsét, aláírás, bizonyos típusú bélyegző, hivatalos vagy levélpapír).
Egy hivatalos dokumentum tartalmi jelei
A hivatalos dokumentum helyes kivitelezése és hitelesítése a hivatalos jele, azonban a jelenlegi bírói gyakorlatban az értelmes jel jelenlétét is kötelező feltételként ismerik el. A jel azt jelzi, hogy egy hivatalos dokumentumnak bizonyos módon befolyásolnia kell a jogviszonyokat. Létrehozhat bizonyos jogokat vagy meghatározott felelősségeket róhat fel.
Ezenkívül néhány hivatalos dokumentum igazolja azokat a jogi tényeket, amelyek bizonyos következmények bekövetkeztével járnak (ezt a tulajdonságot az eljárási dokumentumok többsége birtokolja). A formális és tartalmi jellemzők egységessége, amelyek mindegyikének egy hivatalos dokumentumban jelen kell lennie, ennek a fogalomnak a modern értelmezését képezi a jogelméletben és a gyakorlatban.
