A személyes nyilvántartási lap az egyik fő dokumentum, amely az alkalmazott személyes aktáját alkotja. A személyes lap tartalmazza az alkalmazottra vonatkozó információkat: életrajzi adatok, végzettség, családi állapot, részvétel a választott testületekben. Néha személyes lap helyett a HR osztályok kérdőívet használnak, de a benne szereplő kérdések általában hasonlóak a személyes lap oszlopaihoz.
Utasítás
1. lépés
A személyes lapot egy példányban és kézzel tölti ki a munkavállaló, amikor jelentkezik a munkába. A betegtájékoztató nem tartalmazhat korrekciókat és foltokat. A megadott adatok személyes aláírással történő igazolása után a munkavállaló személyes lapot küld aláírásra a személyzeti szolgálat alkalmazottjának.
2. lépés
A személyzeti osztály munkatársa ellenőrzi a megadott adatok valódiságát, ezt a munkavállaló által benyújtott dokumentumokkal ellenőrzi. A felvett alkalmazottnak a következő dokumentumokat kell benyújtania: útlevél, munkakönyv, oklevél, katonai igazolvány. Szükség esetén a meglévő találmányokra vonatkozó dokumentumok is benyújthatók.
3. lépés
A személyes ívhez regisztrációs számot rendelnek, amely egyben a munkavállaló személyes aktájának száma is lesz.
4. lépés
Az "oktatás" rovatban szabványos megfogalmazásokat kell használni: elsődleges, hiányos középfokú, középfokú, szakirányú középfokú, hiányos felsőbb, magasabb szintű.
5. lépés
A "Családi állapot" oszlopban a megfogalmazásnak meg kell felelnie az általánosan elfogadottnak: házas (házas), elvált (a), özvegy (özvegy), egyedülálló (nem házas). Ugyanabban az oszlopban szerepel az alkalmazottal együtt élő összes családtag, megjelölve a kapcsolat mértékét (apa, anya, férj, feleség, fiú, lánya). Az egyes családtagok vezetéknevét, nevét és családnevét külön kell feltüntetni, valamint a születési éveket - szintén minden családtag esetében.
6. lépés
Az "A munkaerő kezdetétől végzett munka" oszlopban az adatokat a munkavállaló által benyújtott munkafüzetben meghatározott információk alapján kell megadni.
7. lépés
A személyes lap kérdéseit tartalmazó oszlopait, amelyekre a válasz nemleges, a kérdés megismétlése nélkül töltik ki. Vagyis a „külföldön tartózkodás” rovatba azt kell írni, hogy „nem volt”, és nem „nem volt külföldön”. Vagy a "diploma" oszlopba egyszerűen a "nincs diplomám" helyett a "nincs" feliratot kell írni.
