A közgyűlésen hozott döntéseket természetesen jegyzőkönyvben rögzítik. De csak akkor fogadják el végrehajtásra, ha azt megfelelően formalizálják. Ebben az esetben a fő követelményeket a dokumentum tartalma, és nem a formája szabja meg. Ezért összeállításakor különös figyelmet kell fordítani a kötelező információk feltüntetésére. A figyelmetlenség ebben az esetben veszélyeztetheti a meghozott döntések jogellenesnek való elismerését.
Szükséges
A4-es papír
Utasítás
1. lépés
A kezdéshez vegye a belső használatra szolgáló papírmunkához tervezett céges fejlécet. Ez leegyszerűsíti a feladatát, lehetővé téve, hogy ne töltse ki kézzel a szervezet adatait. Ha nem, akkor vegyen be egy szokásos A4-es méretű irodai papírt, és írja be a szervezet vagy közösség nevére és annak kezdeti részleteire. Ezután adja meg a találkozó helyét és idejét. Középre helyezze a dokumentum „Jegyzőkönyv” címét, és közvetlenül alatta írja le röviden az ülés témáját.
2. lépés
Kezdje a dokumentum bevezető részét az ülés megválasztott elnökének és a titkárnak a megadásával. Ezután adja meg a teljes nevének és munkakörének átiratát. Hasonlóképpen sorolja fel a találkozó többi résztvevőjét is a "Részt vesz" szó után. Ha nagy számú személy van, akkor itt adja meg számát, és adjon egy linket a pályázathoz, amelyben fel lesznek tüntetve. A bevezető rész utolsó bekezdése a napirend. Ide, sorrendben írja be az összes kérdést, amelyet ezen a találkozón tárgyalnak.
3. lépés
Készítse el a jegyzőkönyv fő részét a napirendnek megfelelően, betartva a kérdések számbavételének sorrendjét a közleményben. Kezdje az egyes tételek leírását a "Meghallgatott" szakaszban, amelyben meg kell adni a beszélők nevét. A "Hangszórók" részben adja meg üzeneteik szövegét. Összegzésképpen írd meg a „Döntött” bekezdésben meghozott döntéseket, megjelölve azok számát, akik „mellette”, „ellene” vagy „tartózkodtak”.
4. lépés
Az utolsó részben helyezze el az ülés elnökének és a jegyzőkönyvet készítő titkárnak az aláírását. Itt tájékoztassa a közgyűlés mellékelt jegyzőkönyvét, ha a jegyzőkönyvet nem az ülés során, hanem később készítették el.
